CDI

Secrétaire de direction pôle d2al h.f

Publié il y a 6 jours par Hôpitaux de Saint-Maurice
Saint-Maurice, Île-de-France
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Description du poste

Descriptif

Présentation de l’établissement

Idéalement situés aux portes de Paris en bordure du bois de Vincennes dans un cadre historique et verdoyant, les Hôpitaux de Saint-Maurice (HSM) – établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire 94 Nord – sont dédiés aux soins de suite et réadaptation adulte et enfant (filières neurologie, locomoteur et gériatrie), à la prise en charge en psychiatrie et pédopsychiatrie, à la gynécologie/ obstétrique/ néonatologie et au traitement de l’insuffisance rénale chronique. Ils emploient environ 2412 agents (dont 246 personnels médicaux).
Le site hospitalier basé à Saint-Maurice dispose également de structures extra-hospitalières sur les 1er, 2e, 3e, 4e, 11e et 12e arrondissements de Paris ainsi que dans 16 villes du Val-de-Marne.
L’établissement est aisément accessible : Bus 111-77-325-24 – Métro Ligne 8 Charenton-Ecoles – A4 sortie Saint-Maurice – parking réservé aux agents.
Les HSM sont un hôpital à taille humaine engagé dans une dynamique collective : des projets innovants pour nos patients, un plateau technique spécialisé SSR performant, des équipes pluridisciplinaires, de nombreux groupes de travail transversaux, une attention particulière à la formation et à l’accueil des professionnels avec un tutorat infirmier, participation à de nombreux événements professionnels (colloques, conférences, séminaires…) et aux actions de prévention (semaine de la sécurité du patient, semaine du rein, SISM…), développement des actions d’enseignement, de recherche et de publications scientifiques
Pourquoi venir travailler aux Hôpitaux de Saint-Maurice ?
Les Hôpitaux de Saint-Maurice s’investissent dans le maintien et le développement des compétences de leurs professionnels, avec la mise à disposition chaque année d’un important calendrier de formations, l’accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels.
Une attention réelle est portée à la qualité de vie au travail : association sportive et équipements sportifs, commission de gestion des postes aménagés, dispositif d’accompagnement psychologique, prévention des risques professionnels, vie hospitalière rythmée par de nombreux événements conviviaux, culturels et sportifs.
Les HSM permettent d’accéder à la fonction publique hospitalière rapidement (politique de concours, mise en stage et concours promotionnels), bénéfice des revalorisations salariales des accords Ségur ; un recrutement direct en CDI est également possible pour certains métiers.
Les HSM offrent également des avantages sociaux à leur personnel : self à tarif subventionné, arbre de Noël, crèche hospitalière avec des horaires adaptés aux hospitaliers (150 berceaux), tickets restaurant pour les structures extra-hospitalières, et les prestations du CGOS (spectacles, vacances, sport, prestations diverses…).
En matière de logement, l’établissement est réservataire d’un parc de logements sociaux et a également accès à des logements intermédiaires pour ses agents. Depuis cette année, il propose également une solution de « co-living » à tarif modéré située à Saint-Maurice et destinée aux jeunes professionnels ainsi qu’aux agents en mobilité géographique.

FICHE DE POSTE

Secrétaire de Direction
auprès de la Direction des Achats, de l’Approvisionnement et de la Logistique
des Hôpitaux de Saint-Maurice

Etablissement : Site géographique de l’offre :
HOPITAUX DE SAINT-MAURICE D2AL des Hôpitaux de Saint-Maurice
12-14 rue du Val d’Osne 12 rue du Val d’Osne
94410 SAINT-MAURICE 94410 SAINT-MAURICE

DETAIL DE L’OFFRE

Poste proposé :Métier : Secrétaire de Direction
Grade : Adjoint Administratif

Contrat(s) : C.D.D. renouvelable – Détachement – Mutation

Liaisons hiérarchiques : Directeur Adjoint chargé des Achats, de l’Approvisionnement et de la Logistique

Liaisons fonctionnelles en interne : Ensemble des directions et services administratifs
Ensemble des pôles et services médicaux

Liaisons fonctionnelles en externe : Hôpitaux ; associations
Administrations (mairie ; département ; région), Trésor Public
Fournisseurs, prestataires
Cabinets juridiques (office notarial ; cabinet d’avocats)

Structure de l’équipe : 1 Secrétaire de Direction
Gestionnaires achats, approvisionnements, logistiques
2 responsables de service
3 Attachés/Ingénieurs Hospitaliers
1 Directeur Adjoint

Localisation du poste : Secrétariat de la D2AL – Bâtiment D2AL (bâtiment L, porte L1)

Conditions de travail :

Horaires : du lundi au vendredi : 8h30/16h10
Pause déjeuner : 30 minutes – accès aux 2 selfs

Ressources du poste :

Matériel : ordinateur – scanner – photocopieur – télécopieur
Bureautique : WORD – EXCEL – POWERPOINT – OUTLOOK

DESCRIPTION DU POSTE :

La Direction des Achats, de l’Approvisionnement et de la Logistique de l’établissement recrute un(e) secrétaire
afin de traiter et d’organiser l’ensemble des informations administratives, les relations internes et externes du secrétariat, ainsi que des tâches spécifiques pour la Direction.

Mission générale : Assurer le secrétariat de la Direction des Achats, de l’Approvisionnement et de la Logistique

Missions permanentes déclinées en activités :

Assister le Directeur adjoint :
Réception, traitement, orientation des appels et courriels
Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda / planning (électronique)
Préparation et organisation des réunions institutionnelles et de service
Réalisations et mise à jour de tableaux de suivi de dossiers
Traitement, enregistrement, mise en forme et envoi des courriers

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Favoriser l’accueil : Accueil physique et téléphonique, gestion des appels
Prise en charge des visiteurs (information et orientation)
Communication avec les services internes / externes à l’établissement
Identification des demandes des interlocuteurs internes / externes

Assurer la gestion des dossiers :
Gestion des Bons de Consultations Externes (CEx) Gestion des contraventions et des Forfaits de post-stationnement
Aide à la gestion des régies
Aide aux gestionnaires du service

COMPETENCES ET QUALITES SOUHAITEES :

Formation : BTS Assistante de direction / Formation secrétaire médicale / BAC + 2 minimum
Expérience : Expérience significative dans un secrétariat de direction – Connaissance du milieu hospitalier appréciée
Connaissances particulières : Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, …)

Savoir-faire techniques / relationnels :
Maîtrise des outils bureautiques (gestion de fichiers)
Qualité rédactionnelle (maîtrise de l’orthographe, syntaxe)
Techniques de secrétariat (classement, archivage)
Usage des outils de communication (messagerie électronique)
Capacité relationnelle – techniques d’accueil
Travail en équipe

Qualités et aptitudes :
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, courtoisie
Sens de l’organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
Capacité d’adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d’urgence, résistance au stress
Capacité d’autonomie : sens de l’initiative, anticipation
Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
Esprit d’équipe, polyvalence
Ponctualité, disponibilité

PERSONNES A CONTACTER :

Envoyer CV et lettre de motivation à l’attention de :

Monsieur David CARSIQUE – Directeur adjoint
Direction chargé des Achats, de l’Approvisionnement et de la Logistique
Hôpitaux de Saint-Maurice
12 rue du Val d’Osne – 94410 SAINT MAURICE

Ou par mail à

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D2AL – Version du 26/04/2022

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

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