SECRETAIRE MEDICAL SECRETARIAT IMAGERIE DOCTEUR LE BRAS – H/F

Description entreprise :

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l’Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu’à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.

Description du poste :

POSTE DE TRAVAIL

Service de Radiologie et d’imagerie diagnostique et interventionnelle de l’adulte du Docteur LE BRAS

Amplitude horaire 8h30 – 18h

Modèles horaires 8h30 – 16h ; 9h – 16h30 ; 9h30 – 17 ; 10h30 – 18h

ACTIVITES / MISSIONS : 

1.   ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le secrétariat aux activités mutualisées et diversifiées, se compose de 8 professionnelles avec une activité secrétariat, accueil physique et téléphonique, programmation des rendez-vous conventionnels (échographies, examens médicalisés) et interventionnels (examens vasculaires, radiofréquence, cryothérapie, herniectomies, ostéomes ostéoïdes, biopsies, infiltrations, consultations… (bloc, TDM, Echographie)

2.    MISSIONS  PRINCIPALES

• Accueil et prise en charge globale des patients pour toutes les activités de l’unité
• Accueil téléphonique
• Programmation et gestion des rendez-vous diagnostiques et interventionnels
• Gestion des consultations médicales
• Enregistrement des RCP
• Participation à la gestion des agendas médicaux
• Missions hospitalières et universitaires liées à l’activité du Responsable du Service, PH et CCA

3.    ACTIVITES  PRINCIPALES

• Secrétariat

* Accueil physique et téléphonique (renseignements, informations auprès des patients)

* Prise en charge globale des demandes diverses

* Envois des comptes rendus (hospitalisés, comptes rendus externes et consultations)

* Traitement des demandes d’examens par fax, mail et prescriptions connectées (validation médicale)

* Numérisation des bilans sanguins sur DxCare

* Création des dossiers pour avis

•   Gestion des consultations médicales

* Traitement des consultations médicales réalisées en interne : prise de rendez-vous et suivi associé

* Gestion des consultations pluridisciplinaires : liste des patients, enregistrement sous Xplore…

* Convocation des patients externes

* Constitution, gestion et suivi des dossiers de consultation

• Programmation et gestion des rendez-vous interventionnels (examens vasculaires, radiofréquence, cryothérapie, herniectomies, ostéomes ostéoïdes, biopsies, infiltrations, consultations… (bloc, TDM, Echographie)

* Rendez-vous physiques et téléphoniques

* Réception et gestion des demandes écrites

* Programmation et planification des dates de rendez-vous avec enregistrement sur DxPlanning

* Convocation des patients externes avec envoi des courriers afférents, des fiches d’informations et des ordonnances nécessaires à la réalisation des examens.

* Communication des rendez-vous aux Services de soins pour les patients hospitalisés

* Archivage des demandes d’examens

* Communication et échanges avec les équipes médicales

•   Implication dans la démarche qualité

* Participation au travail engagé dans l’unité visant à optimiser les organisations et les pratiques professionnelles, dans le champ de compétences des Secrétaires

4.      ACTIVITES SPECIFIQUES

* Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels…)

Contact : Muriel BELLOCQ – Coordinatrice des secrétariats médicaux

Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES :

TECHNIQUES :

• Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
• Connaitre les protocoles globaux d’examens
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Xplore, Spark, DxCare, DxPlanning…)

ORGANISATIONNELLES :

• Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
• Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
• Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement
• S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement
• Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)

RELATIONNELLES :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Communiquer auprès d’interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical
• S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel