Secrétaire Pédagogique, Administrative de Département (H/F)
Description du poste
Employeur
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,
122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
Mission
Sous la responsabilité de la responsable du secrétariat du département GEA IUT Aix-Marseille, vous devrez assurer le secrétariat, la gestion administrative,financière du département et contribuer à la gestion pédagogique.
Accueillir, informer et orienter étudiants et personnels.
Gérer et traiter les informations orales, téléphonique ou écrites (courrier et messageries et gérer les commandes de matériel du département.
Saisir, mettre en forme et éditer des documents. Gérer les conventions de stages des étudiants, effectuer le suivi des absences (formulaire FORMASUP).
Assurer l’organisation matérielle des examens, saisir et éditer les relevés de notes et lancer les jurys sur le logiciel APOGEE.
Recueillir et vérifier les dossiers de recrutement des enseignants vacataires et les transmettre complets à l’antenne RH via l’application ARES, saisir les notices de rémunérations des vacataires.
Participation aux séminaires CFA-FORMASUP.
Vous devrez Suivre la collecte de la Taxe d’Apprentissage et assurer le remboursement des missions des personnels du département.
Formation encadrées ; BUT en initial ou en alternance ou Licence Professionnelles en alternance.
Classer et archiver les documents.
Profil
Vous devrez connaitre le contexte règlementaire et administratif des universités(comptabilités, gestion des heures complémentaires d’enseignements.
Avoir connaissance des règles de base en gestion administrative et secrétariat, connaitre les grandes règles de gestion financière des établissements publics.
Avoir connaissance de l’organisation générale de l’université et de l’organisation de l’offre de formation de la composante (IUT).
Connaitre les droits et devoirs du fonctionnaire.
Maitriser les logiciels de bureautiques courants : Word, Excel
Avoir connaissance des applications APOGEE, E-candidat, SIFAC, ARES, AMETICE, Cactus, et logiciel d’emploi du temps (Ypareo, ADE,…) serait apprécié.
Vous devrez savoir travailler en équipe, organiser votre travail, prioriser les taches, être patient et à l’écoute, avoir un très bon sens relationnel.
Vous devrez respecter la confidentialité, discrétion et respecter les règles et la hiérarchie.
Les avantages liés au poste :
Participation aux frais de transports en commun sur l’ensemble du territoire départemental
Télétravail possible jusqu’à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l’organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté
Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an
Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois (sur demande)
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail (non cumulable avec une offre d’abonnement transport)
Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents
