Stagiaire en gestion administrative H/F

Contexte du recrutement et définition de poste

A seulement 10 minutes de Paris et avec plus de 110 000 habitants, la ville d’Argenteuil est la troisième plus grande ville d’Ile-de-France. Territoire dynamique à travers ses projets d’envergures et ses actions auprès de ses habitants, elle se caractérise notamment par son attractivité culturelle et sportive. Avec une volonté constante d’adapter ses offres de services aux besoins de la population, ce sont plus de 2500 agents qui œuvrent au quotidien au sein des services municipaux.

La direction des sports, de la vie associative et des relations internationales recherche un stagiaire en gestion administrative H/F pour une durée de 4 à 6 mois. 

La Maison des associations est un service municipal qui a pour objectif de promouvoir et de soutenir le développement de la vie associative sur la commune d’Argenteuil.

Elle aide à la création, au montage de projet, à la constitution de dossiers de subvention, à la formation des bénévoles associatifs. Elle accompagne les associations dans leurs démarches administratives, dans la mise en œuvre de leurs événements et apporte un soutien en matière de communication.

Rattaché à cette structure, vous assurez les missions suivantes : 

Gestion et suivi des dossiers administratifs associatifs :

– saisie et mise à jour de documents
– suivi des différents tableaux de bords
– archivage
– classement
– rédaction de courriers administratifs

Permanences Vie associative :
– suivi des plannings, prise de rendez-vous

Rendez-vous associatifs :
– participation aux entretiens
– constitution de dossiers administratifs
– mise à jour du tableau de suivi des nouvelles associations reçues

Formations :
– accueil des associations et participation aux temps de formations (samedis matins)
– gestion et suivi des inscriptions
– accompagnement à l’élaboration du planning de formations 2023

Fichier vie associative / annuaire vie associative (site internet) :
– soutien pour la refonte et la mise à jour des données du fichier vie associative
– traitement des données vie associative figurant sur le site internet de la ville dans le cadre de la mise à jour de l’annuaire des associations (envoi des fiches et réactualisation du tableau de suivi)
– suivi et traitement des fiches / demandes de communication des supports de communication des associations (actions, manifestations associatives) / en lien avec le service communication

Subventions municipales / financements :
– vérification des dossiers
– préparation des accusés réception
– scanner et constituer un fichier général dématérialisé des dossiers
– envoi des courriers de réponses, mise sous pli

Centre de ressources :
– inventaire des ouvrages / documents
– constitution et mise à jour des dossiers thématiques (Malette associative, classeur « association mode d’emploi »… etc.)

Profil recherché

Vous préparez un diplôme supérieur (BTS, DUT, Licence) pour l’année 2022 – 2023 et souhaitez effectuer un stage conventionné au sein de la fonction publique territoriale. Vous maîtrisez le pack office et détenez de bonnes qualités rédactionnelles. Vous avez des notions en comptabilité et appréciez le secteur associatif. 

Vous êtes rigoureux, organisé, curieux et avez un esprit d’initiative. 

Offre de stage à pourvoir à compter du mois de janvier pour une durée de 4 à 6 mois.