Un assistant ou une assistante de Direction 559-23

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Assistante de direction et secrétaire des 3 services de la Direction Missions / conditions d’exercice Assistante de la Directrice : accueil téléphonique et physique, gestion de l’agenda, organisation des réunions et besoins techniques afférents, rédaction de courriers/notes/compte-rendu.
Appui de la directrice sur les dossiers transversaux pour la direction, l’organisation et la préparation des séminaires, réunions et commissions, gestion des contacts de la direction
Gérer et traiter quotidiennement le courrier (arrivée et départ, mise en forme, envoi réponses type, suivi des courriers , chrono et classement utilisation du Logiciel courrier ‘ELISE’ et répartition des courriers de la boite Direction
accueil téléphonique et physique, réponse aux mails de demandes divers
secrétariat des 3 services de la Direction
Envoi et signature des conventions, préparation des courriers de notifications politiques, répartition des courriers entrants, réponses au besoin et suivi des envois
Aide à l’organisation de réunions et d’évènements, et à la gestion des réunions
Gestion des contacts, mise à jour des fichiers sur le réseau partagé (suppression vieux fichiers, complétude des tableaux, simplification et dossiers à renommer, modèle document type, etc… ) pour une meilleure lecture, organisation des répertoires
Appui à la gestion de dispositifs et référente transversale
Appui à la gestion de dispositifs (suivi des boites mails génériques et instruction de demandes de bourses vie étudiante au besoin, relances de pièces au besoin, envois de courriers/notifications/conventions)Lien pour les demandes d’interventions diverses (problèmes techniques du bâtiment, besoins en matériels, pannes de photocopieurs)Référente DSI, GTA, appui à l’utilisation d’Elise
Classement et archivage
Appui à l’archivage des dossiers de constructions et dossiers comptables liés à ces opérations
suivi, classement des courriers, documents et dossiers du secrétariat
En coordination avec les autres assistantes du pôle sur les périodes de congés, assurer ponctuellement le secrétariat au niveau de la direction générale.
Distribution du courrier, gestion des agendas de la DGA et son adjoint, préparation des pochettes des réunions au besoin Profils recherchés – Formation niveau Bac ou doté d’une expérience significative en secrétariat.- Parfaite maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).- Maitrise des techniques de secrétariat et d’organisation
– Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et territoriales
– Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées.- Dynamisme et sens de l’organisation
– Qualités relationnelles et sens du travail en équipe sens de l’initiative , curiosité et adaptabilité force de proposition
– Sérieux, autonomie, rigueur bonne gestion du temps et des priorités capacité de travail, gout de l’effort