Un Assistant ou Une Assistante de direction – site de Poitiers

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction,
Assistant ou assistante de gestion administrative,
Assistant ou assistante de gestion financière, budgétaire ou comptable Ouvert aux contractuelsIl est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travailComplet, 1607h / an Rémunération indicativenon communiqué Descriptif de l’emploi Grande comme un pays, la région Nouvelle-Aquitaine s’exprime par sa diversité et sa richesse : la pluralité de ses paysages, de ses cultures locales, des activités qu’on y développe, jusqu’aux accents qu’on y adopte.
Elle est la plus vaste région de France et la 4ème plus peuplée de l’hexagone avec 5,9 millions d’habitants. Douze départements composent cette Région. Attractifs et complémentaires, ces territoires possèdent tous les atouts nécessaires pour inspirer confiance et ambition. Agriculture, économie, industrie, tourisme, culture…

Parmi ses nombreuses ressources, la région rayonne déjà grâce à ses complémentarités industrielles (aéronautique, laser, métiers du cuir et du luxe, éco-industries, agroalimentaire, santé…), mais également ses 1000 km de littoral (dont les lacs et les étangs), ses stations balnéaires historiques (Biarritz, Arcachon, Royan), son patrimoine culturel démultiplié, ses nombreux sites classés au patrimoine mondial de l’UNESCO ou encore ses sites naturels remarquables.

Mais l’unité de notre territoire réside dans des valeurs communes d’authenticité, d’humanisme, de solidarité ou de partage. Et un caractère résolument optimiste, créatif et innovant, dénominateur commun de toutes les forces vives qui le composent.

Plus que jamais, la Région Nouvelle-Aquitaine porte des responsabilités importantes dans le quotidien des citoyens. Elle les déploie à travers 4 objectifs majeurs : développer l’emploi, former la jeunesse, aménager le territoire, préserver notre environnement et notre qualité de vie.
Notre stratégie se traduit notamment par le prisme de cette attente collective de bien vivre ensemble, exprimée par les acteurs qui vivent et font vivre le territoire, car elle constitue le socle de l’identité de notre région, au-delà de nos diversités, et le fondement de notre projet d’avenir commun.

Soucieuse de préserver son territoire d’exception et forte de ses nouvelles ambitions en matière de transition énergétique et écologique, la Région Nouvelle-Aquitaine a décliné une feuille de route Néo Terra précisant 11 actions concrètes en matière d’environnement.

Actuellement, ce sont 8018 agents (2346 agents du siège et 5672 agents des lycées) qui contribuent au développement d’un service public de qualité et de proximité.

La Région Nouvelle-Aquitaine est particulièrement soucieuse de la qualité de vie de ses agents et de leurs conditions de travail. Elle s’attache au respect des valeurs de lutte contre la discrimination, de l’égalité femme-homme et contribue activement à la formation professionnelle de chaque agent.
La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l’Egalité des Femmes et des Hommes et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.

Au quotidien, la Région Nouvelle-Aquitaine recherche des nouvelles compétences et recrute chaque année de nombreux agents aux parcours et expériences professionnelles variés venant de structures publiques ou privées. En 2019, ont été comptabilisés près de :
-83 types de métiers
-419 mobilités internes (132 au siège et 287 dans les lycées)
-454 recrutements sur emplois permanents (201 au siège et 253 dans les lycées)

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Nous recherchons Un Assistant ou Une Assistante de direction auprès de la Direction Economie Territoriale du Pôle Développement Economique et Environnemental – Site de Poitiers.
Missions et conditions d’exercice MISSIONS PRINCIPALES :
– Optimiser la gestion du temps du Directeur ou de la Directrice, notamment en hiérarchisant les priorités dans l’agenda, et organiser les rendez-vous, préparer les déplacements
– Préparer et rassembler les éléments de réponse ou les fonds de dossiers
– Alerter l’équipe de Direction sur des situations d’urgence ou d’importance
– Organiser et coordonner la circulation et le classement des informations au sein de la Direction et avec les autres Directions
– Gérer la boîte mail du Directeur ou de la Directrice et les boîtes génériques
– Construire des documents de présentation, synthèses, bilan statistiques, tableaux de bord,…
– Préparer des Délibérations, des Commissions Permanentes et Séances Plénières
– Suivre l’exécution budgétaire de la Direction
– Répondre aux demandes urgentes (demandes élus, Cabinet, DGS,…)
– Veille / information via les nouveaux outils de communication (twitter,…)

ACTIVITES PRINCIPALES :
– Assurer la gestion et le suivi des contacts de la Direction
– Organiser, préparer les séminaires et réunion de travail de la Direction (réservation de salle, invitation…)
– Assurer le suivi des courriers affectés à la direction (via logiciel ASUR)
– Rassembler et mettre en forme les différents travaux de secrétariat, rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites, saisir et présenter toute nature de documents (y compris à caractère confidentiel)
– Préparer des éléments d’information aux élus
– Coordonner les rapports de Commissions Permanentes et Séances Plénières (Délibélu, MDNA – « Mes Démarches en Nouvelle-Aquitaine »), notamment, préparer la synthèse pour le GIA (Groupe inter-assemblées)
– Veiller à faire respecter les délais
– Travailler sur le suivi et traitement statistique des dispositifs (indicateur de suivi, bilan…)
– Participer au suivi de l’exécution budgétaire de la Direction (suivi des statistiques, consommation des crédits, état des stocks…)
– Assurer le suivi de la communication (budget, devis, facture, marchés,…) et assurer l’actualisation des outils de communication (Portail Entreprise, flyer…)

ACTIVITES SECONDAIRES ET/OU PONCTUELLES :
– Etre référent ou référente SRU (Service Relation aux usagers) et Ambassadeur usagers
– Etre référent ou référente des outils métiers (ASUR, Délibélu, MDNA, I-Parapheur, Placido,…)
– Assurer l’approvisionnement des services de la Direction en petites fournitures
– Participer à d’autres missions du service en tant que de besoin.

SPECIFICITES DU POSTE :
– Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative

MOYENS MIS A DISPOSITION :
– Matériels de bureautique 
– Logiciels Profils recherchés SAVOIRS :
– Maîtrise des techniques de base en communication écrite et orale
– Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
– Connaissance des circuits de validation au sein d’une collectivité*

SAVOIR-FAIRE :
– Maîtriser les outils Métiers (Délibélu, MDNA, Coriolis, ASUR,…)
– Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
– Prendre des notes
– S’adapter à différents interlocuteurs
– Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

SAVOIR-ETRE :
– Respecter la discrétion et la confidentialité attachées aux informations traitées
– Excellente qualités relationnelles et de communication
– Faire preuve d’initiative et être force de proposition (écoute et participation)
– Rigueur
– Sens de l’organisation/Capacité à prioriser les activités et l’urgence
– Savoir travailler en équipe et être disponible