CDI

Un-e assistante de direction.

Publié il y a 7 jours par Région Nouvelle-Aquitaine
null, Nouvelle-Aquitaine
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsIl est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Descriptif de l’emploi Grande comme un pays, la région Nouvelle-Aquitaine s’exprime par sa diversité et sa richesse : la pluralité de ses paysages, de ses cultures locales, des activités qu’on y développe, jusqu’aux accents qu’on y adopte.
Elle est la plus vaste région de France et la 4ème plus peuplée de l’hexagone avec 5,9 millions d’habitants. Douze départements composent cette Région. Attractifs et complémentaires, ces territoires possèdent tous les atouts nécessaires pour inspirer confiance et ambition. Agriculture, économie, industrie, tourisme, culture…

Parmi ses nombreuses ressources, la région rayonne déjà grâce à ses complémentarités industrielles (aéronautique, laser, métiers du cuir et du luxe, éco-industries, agroalimentaire, santé…), mais également ses 1000 km de littoral (dont les lacs et les étangs), ses stations balnéaires historiques (Biarritz, Arcachon, Royan), son patrimoine culturel démultiplié, ses nombreux sites classés au patrimoine mondial de l’UNESCO ou encore ses sites naturels remarquables.

Mais l’unité de notre territoire réside dans des valeurs communes d’authenticité, d’humanisme, de solidarité ou de partage. Et un caractère résolument optimiste, créatif et innovant, dénominateur commun de toutes les forces vives qui le composent.

Plus que jamais, la Région Nouvelle-Aquitaine porte des responsabilités importantes dans le quotidien des citoyens. Elle les déploie à travers 4 objectifs majeurs : développer l’emploi, former la jeunesse, aménager le territoire, préserver notre environnement et notre qualité de vie.
Notre stratégie se traduit notamment par le prisme de cette attente collective de bien vivre ensemble, exprimée par les acteurs qui vivent et font vivre le territoire, car elle constitue le socle de l’identité de notre région, au-delà de nos diversités, et le fondement de notre projet d’avenir commun.

Soucieuse de préserver son territoire d’exception et forte de ses nouvelles ambitions en matière de transition énergétique et écologique, la Région Nouvelle-Aquitaine a décliné une feuille de route Néo Terra précisant 11 actions concrètes en matière d’environnement.

Actuellement, ce sont 8018 agents (2346 agents du siège et 5672 agents des lycées) qui contribuent au développement d’un service public de qualité et de proximité.

La Région Nouvelle-Aquitaine est particulièrement soucieuse de la qualité de vie de ses agents et de leurs conditions de travail. Elle s’attache au respect des valeurs de lutte contre la discrimination, de l’égalité femme-homme et contribue activement à la formation professionnelle de chaque agent.
La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l’Egalité des Femmes et des Hommes et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.

Au quotidien, la Région Nouvelle-Aquitaine recherche des nouvelles compétences et recrute chaque année de nombreux agents aux parcours et expériences professionnelles variés venant de structures publiques ou privées. En 2019, ont été comptabilisés près de :
-83 types de métiers
-419 mobilités internes (132 au siège et 287 dans les lycées)
-454 recrutements sur emplois permanents (201 au siège et 253 dans les lycées)

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Nous recherchons un-e assistant-e de direction auprès de la Direction Affaires juridiques du Pôle Assemblées et Affaires juridiques- Site de Bordeaux.
Missions Missions principales:

L’assistant-e de direction apporte une aide permanente au cadre auquel il/elle est rattachée en terme d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers

Activités principales:

Assurer l’accueil téléphonique, électronique et physique des interlocuteurs-trice et/ou du public, renseigner, et relayer si nécessaire leur demande vers l’interlocuteur-trice ou le service compétent
Assurer le suivi des demandes
Organiser et planifier des réunions et des petits évènements, gérer l’agenda, assurer la logistique des déplacements du cadre qu’il/elle assiste
Participer à l’organisation de séminaires et autres évènements du service/direction
Prendre des notes en réunions et réaliser des comptes rendus
Recueillir et traiter l’informations nécessaires au fonctionnement de la direction en les répertoriant dans le logiciel métier, mettre à jour les fichiers
Assurer le traitement du courrier avec les outils appropriés, notamment dans le cadre de la dématérialisation, et assurer l’appui des utilisateurs-trice de la direction dans l’appropriation de ces outils
Assurer le suivi des courriers, des notes et du processus délibératif de la direction
Réaliser les commandes de fournitures
Réaliser et mettre en former des travaux de bureautique : courriers, notes, présentations, tableur, publipostage, etc…
Organiser le classement et l’archivage de dossiers
Assurer le suivi financier des marchés d’avocats :
Saisir les propositions de titres, émission des Avis des Sommes A Payer, suivre l’encaissement des recettes en lien avec la Paierie Régionale
Préparer les mandatements et l’émission des titres de recette
Suivre l’exécution financière des marchés

Activités secondaires et/ou ponctuelles:

Participer aux activités de la direction
Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
Participer à d’autres missions du service en tant que de besoin
Profils recherchés Savoirs:

Cadre statutaire de la Fonction publique territoriale, droits du fonctionnaire
Règlementation et politiques publiques de la collectivité
Techniques d’organisation et de gestion du temps de travail
Règles d’expression orale et écrite (orthographe, syntaxe et grammaire)
Techniques et outils numériques
Techniques et outils de pilotage et d’organisation de l’activité : tableaux de bord, indicateurs, outils de planifications, etc.
Règles, processus et procédures applicables en matière financière

Savoir-faire:

Rédiger des courriers en respectant les règles d’orthographe, syntaxe, grammaire
Pratiquer les outils bureautiques et numériques
Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous
Coordonner son action avec celle des autres assistant-e-s
Prioriser, gérer les urgences
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur-trice
Travailler en équipe, en transversalité
Alerter

Savoir-être:

Discretion professionnelle
Capacité de communication écrite et orale, écoute
Initiative
Sens de l’organisation
Adaptabilité
Sens du service
Rigueur Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Il y a 7 jours
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