1510-03 – Assistant(e) de direction – Direction de l’action sociale de proximité (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi * Ce poste est également ouvert au grade des adjoints administratifs principaux de 1ère classe

Missions du poste :

Sous l’autorité du directeur adjoint moyens et ingénierie, vous êtes chargée de soutenir la direction dans les fonctions transversales avec les services de la DASP, la Direction générale adjointe mission CSH et le secrétariat général du DGS, et d’assurer la coordination des tâches de l’assistant administratif, en lien avec les autres assistantes de la direction.
Missions et conditions d’exercice Activités principales :

Réceptionner les appels de la direction (usagers, agents, cadres, autres directions, partenaires institutionnels et associatifs),
Assurer le suivi de l’agenda du directeur et des directeurs adjoints (planifications et organisations de réunions), et le suivi de la messagerie du directeur,
Rédiger des courriers, courriels et les relevés de décision des réunions de direction,
Participer aux réunions de direction, en assurer la prise de notes et rédiger le compte-rendu,
Collecter des informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation,
Assurer un relais permanent avec les services de la DASP, la DGA-CSH et le secrétariat général du DGS,
Assurer la mise en forme et organiser la diffusion de documents de cadrage et de schémas, en lien avec la direction générale adjointe,
Contribuer à la rédaction et la mise à jour de documents de communication interne,
Assurer un lien permanent avec l’équipe du secrétariat de direction et l’équipe de direction dans son ensemble.

Activités annexes :
Assurer les commandes diverses pour la direction (fournitures de bureau, papier, enveloppes, consommables pour imprimantes et photocopieurs).
Assurer la gestion des correspondances et affaires signalées (ELISE, messagerie), veiller au suivi des échéances, rédiger les réponses dans le respect des délais (notamment dans le cas des saisines par voie électronique)

Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes….) :
Dépassements réguliers des horaires
Profils recherchés Compétences requises :

Savoir (connaissances)
Connaissance du fonctionnement et des procédures administratives de la collectivité,
Connaissance des missions CSH et de la direction,
Connaissance de l’organisation et de la gestion administrative,
Connaissance de l’environnement bureautique.
Savoir-faire (compétences techniques)
Savoir organiser son temps de travail entre ses différentes missions,
Capacités rédactionnelles, aptitude au montage de dossiers administratifs et à la préparation de réunions et de groupes de travail,
Capacités d’adaptation et de travail en équipe,
Maîtrise des outils de bureautique, pratique experte (ELISE, GENESIS, gmail, drive, suite google),
Maîtrise des techniques d’expression écrite et orale,
Maîtrise des usages et des règles administratives.

Savoir-être (aptitudes personnelles)
Rigueur, méthode, organisation et sens des responsabilités,
Sens du travail en équipe et de la transversalité,
Aisance dans la communication, sens de l’écoute et de la diplomatie,
Disponibilité et discrétion.