CDI

AGENT D’ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE – RÉFÉRENT ÉLECTIONS (H/F)

Publié il y a 1 semaine par cdg69
Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes
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Description du poste

Missions

: Sous l’autorité du responsable du pôle affaires publiques, vous êtes chargé-e au sein de l’équipe affaires générales-scolaires- élections, d’assurer l’accueil et la gestion des dossiers des demandeurs de prestations.
Référent-e « élections », vous partagez la fonction en binôme, avec un-e collègue.

Dans le cadre de la polycompétence, vous êtes susceptible d’intervenir sur d’autres thématiques telles que le premier accueil, l’état civil, les cartes nationales d’identité-passeports.
Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers dans le cadre règlementaire.

Profil: 

Activités principales :

1-Référent « élections »

2- Traitement des dossiers administratifs concernant les élections

3- Accueil des usagers

4- Fonction de coordonateur-trice du recensement de la population (si besoin la fonction peut être partagée avec d’autres membres de l’équipe)

5 – Participation à des réunions et des groupes de travail

6-Gestion des approvisionnements et les stocks

7 – Traitement des dossiers relatifs aux affaires générales et scolaires

8 -Suivi des archives conformément au tableau de gestion

Activités spécifiques :

Polycompétence avec les autres activités de la mairie, principalement :

1- Premier accueil
-Gérer les files d’attente
-Orienter les usagers, délivrer divers renseignements
-Prendre des rendez-vous
-Délivrer des imprimés pour les pièces à fournir pour les démarches

2- Etat civil
-Délivrer des copies intégrales d’actes, des extraits
-Vérifier les données d’état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d’état civil)
-Apposer des mentions en marge des actes
-Délivrer, mettre à jour des livrets de famille
– Assister les élu-es pour la célébration des mariages

3- Cartes nationales d’identité – passeports
-Traitement des demandes de cartes nationales d’identité et des passeports
– Remise des titres

4- Eventuellement exercer la fonction d’assistant informatique de proximité
-Faire les demandes de création de compte utilisateur
-Etablir le plan d’’équipement en lien avec la direction et le correspondant informatique de la délégation
-Effectuer des dépannages de premier niveau auprès des collègues

Profil recherché :

Connaissances:
-Cadre légal et règlementaire des activités exercées
-Maîtrise des logiciels bureautiques (outlook, word, excel) et des logiciels métiers dont S’elect (élections)
-Maîtrise de l’expression écrite et orale
-Organisation administrative de la collectivité

Savoir-faire :
-Techniques d’accueil et de communication
-Techniques de gestion des conflits
-Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook) et internet ainsi que des logiciels métier dont S’elect (élections)

Qualités :
-Rigueur et méthode
-Sens de l’organisation
-Qualités relationnelles
-Esprit d’équipe
-Discrétion professionnelle

Conditions spécifiques d’exercice :

-Travail un samedi matin sur 2 donnant droit à récupération
-Travail un samedi après-midi par roulement pour la célébration des mariages
-Présence obligatoire la veille et le jour du scrutin
-Présence obligatoire les 15 jours précédant les élections
-Présence obligatoire lors des clôtures de demandes d’inscription sur les listes électorales
-Dépassements horaires en période de préparation des élections
-Présence aux réunions de la commission de contrôle (élections) nécessitant parfois des dépassements horaires
-Pendant le recensement de la population : tenue de permanences en dehors des heures de travail par roulement avec d’autres collègues
-Déplacements ponctuels sur le terrain (pour les élections, dans les sites de vote, pour le recensement de la population et dans le cadre du RIL).

Lieu de travail : Mairie du 3ème arrondissement – 215, rue Duguesclin 69003 Lyon

Horaires : 38h45 hebdomadaires + 22 jours RTT
Niveau d’étude : Niveaux 1-2 – pas de diplôme – savoirs de base
Niveau d’expérience : 2-5 ans
Niveau du poste : CG2

Il y a 1 semaine
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