Agent d’accueil et gestion administrative

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif Métier(s)Chargé ou chargée d’accueil Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Rémunération indicativeselon la grille en vigueur dans la FPT + Régime Indemnitaire + CNAS + participation à la protection maintien de salaire. Descriptif de l’emploi Ce poste est placé sous l’autorité directe de la responsable du service accueil-citoyennete-administration générale et indirecte de la Directrice Générale des Services, au sein d’un service composé de 3 personnes qui assure les missions suivantes : Missions et conditions d’exercice 1. Gestion de l’accueil généraliste
*Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés et donner les informations de 1er niveau
*Analyser les demandes, les orienter vers les services gestionnaires et s’assurer de leur suivi
*Remettre et réceptionner divers imprimés et démarches (dossiers logements, dérogations pour les écoles, inscriptions scolaires périscolaires, livraison de repas à domicile, inscriptions sur les listes électorales, recensement…)
*Faire des courriers de réponse divers aux demandes des administrés
*Renseigner le public sur les demandes de CNI/passeports et tenir l’agenda des RDV

2.Gestion du pôle Etat Civil
*Participer aux rotations des permanences pour la délivrance des CNI/PASSEPORTS (titres numérisés)
*Délivrer les actes d’état civil et contrôler leur consultation
*Réceptionner et établir les actes de naissance, reconnaissance, mariage, décès et parrainages civils
* Préparer et transmettre les documents annexes aux actes d’état civil
*Procéder à la mise à jour des actes
*Procéder à la mise à jour des livrets de famille et établir des duplicatas

3.Administration générale
*Enregistrer et diffuser les courriers et les mails selon les procédures internes de diffusion
*Remplacer et seconder la responsable du secrétariat général sur des tâches administratives récurrentes (agenda du Maire, rédaction de courrier, convocation à des réunions, visa des arrêtés et délibérations, tenue des registres…) en ayant la capacité à suivre également des dossiers en autonomie

4.Remplacement et renfort au service urbanisme et élections
*Gestion de la pré instruction des actes d’autorisation d’occupations des sols en lien avec le service instructeur en l’absence de l’agent chargé de cette mission
*Participation à l’organisation des élections et des bureaux de vote Profils recherchés -Niveau recrutement : BAC à BAC + 2 accueil/ gestion administrative/secrétariat
Une expérience confirmée dans un service accueil/état civil/urbanisme d’une commune est vivement souhaitée et/ou formation secrétaire de Mairie auprès du CDG.

*Connaissances générales de la réglementation en matière d’état civil, affaires générales, administration générale et urbanisme réglementaire d’une commune avec une spécialisation en Etat Civil qui serait un plus
*Capacité de rédaction administrative
*Excellent relationnel, sens de la communication et de l’accueil du public
*Capacité à travailler en équipe
*Rigueur et discrétion professionnelle
*Sens de la disponibilité et du service public
*Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Internet (Pack office 365)