Agent.e de gestion administrative au bureau du volontariat

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsIl est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailOui ManagementNon Rémunération indicativeTraitement indiciaire + RIFSEEP (de 325 à 400 € brut mensuel selon le grade détenu) + Prime départementale Descriptif de l’emploi Missions et conditions d’exercice 1. Traitement des dossiers
– Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités ;
– Assurer la préparation de dossiers spécifiques (journée d’accueil, bilan du volontariat…) ;
– Renseigner les tableaux de suivi de l’activité du bureau ;
– Structurer et coordonner le classement et l’archivage des dossiers ;
– Assurer le suivi des dossiers de conventions employeurs, de la validation de l’employeur à la
signature ;
– Coordonner la communication des données aux différents intervenants, liés à la mise en
oeuvre des conventions employeurs ;
– Assurer la préparation des conventions de partenariat, du projet à la signature.
2. Gestion administrative
– Réaliser la saisie et la mise en forme de tous types de documents ;
– Utiliser les logiciels bureautiques et métiers (Airs courrier, RH, Hypérion…) ;
– Gérer l’agenda du chef de bureau en organisant les réunions et rendez-vous.
3. Accueil physique et téléphonique
– Hiérarchiser les demandes selon leur caractère d’urgence ou de priorité ;
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques ;
– Renseigner les interlocuteurs ou les orienter vers le service compétent ;
– Ecouter, analyser, reformuler et orienter les candidats en fonction de leur demande et des
procédures internes au SDIS ;
4. Collaboration au fonctionnement de l’activité du bureau
– Assurer la diffusion transversale de l’information (Directions, groupements…) ;
– Assurer un reporting régulier auprès du chef de bureau et faire remonter les problèmes ;
– Etre autonome et force de proposition en matière d’amélioration de l’activité du bureau ;
– Assurer la continuité de service en l’absence d’un collègue ;
– Modéliser les processus de gestion pour assurer la continuité du service en cas d’absence. Profils recherchés – Notions sur les principes d’organisation du SDIS appréciées ;
– Sens de l’organisation, rigueur, anticipation, autonomie dans son champ de prérogatives ;
– Bonne connaissance de la suite Office (Excel, Word, Powerpoint) ;
– Qualités relationnelles.