APME02 – ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi -Participation aux missions de secrétariat et d’accueil de la DGA. Missions et conditions d’exercice -Prise de note, rédaction et mise en forme tous types de documents administratifs (courriers, tableaux, notes, comptes rendus, procès-verbaux…).
-Réception, tri, gestion et expédition du courrier.
-Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion de courriers.
-Gestion des parapheurs.
-Gestion de l’agenda, organisation et planification des réunions0
-Accueil physique et téléphonique du DGA et de son adjoint.
-Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et les appels téléphonique.
-Recherches documentaires, diffusion d’informations.
-Suivi et validation des actes sur AIR DELIB, Coriolis, X Bus, I Parapheur.
-Tri, classement et archivage des dossiers. Profils recherchés Les  » savoirs  » :
-Notions d’organisation et de gestion du temps de travail,
-Techniques de secrétariat et bureautique,
-Principes rédactionnels de note de synthèse, de compte rendu, …
-Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire,
-Fonctionnement de l’internet et de l’intranet,
-Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
-Standard téléphonique, annuaire de la collectivité et des partenaires,
-Photocopie et assemblage des documents,
-Progiciels (AIR DELIB, AIRS Courriers, Coriolis, X BUS, Ixparapheur),
-Tri, classement et archivage.

Les  » savoir-faire  » :
-Maitriser toutes les techniques en matière de secrétariat et de bureautique,
-Maîtriser les techniques de transmission des documents (scan, mailing…),
-Gérer les agendas,
-Organiser les déplacements du N+1,
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
-Maitriser les techniques de classement et d’archivage des dossiers,
-Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
-Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
-Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
-Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.

Les  » savoir-être  » :
-Sens du relationnel, esprit d’équipe,
-Autonomie,
-Sens de l’initiative,
-Réactivité,
-Discrétion,
-Rigueur,
-Organisation,
-Méthode.