CDI

Assistance de direction

Publié il y a 7 jours par Siège de l'AP-HP
Paris, Île-de-France
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Description du poste

ASSISTANCE DE DIRECTION ET SECRETARIAT
L’ensemble des activités se fera en lien et en appui aux directions et chefferies de projet.
•Assurer de manière générale le secrétariat des projets et le suivi des demandes diverses de la vie courante des projets
• Organiser les réunions et autres rencontres (rendez-vous, déplacements, séminaires, congrès …) : planifier, accompagner l’élaboration des ordres du jour et les diffuser, envoyer les documents…
• Traiter et suivre les différentes prises de contact (appels téléphoniques, courriers et mails…) et assurer la communication entre les équipes et les échanges d’informations entre les bons contacts
• Travaux de secrétariat : prendre les compte-rendu de réunion, rédiger et mettre en forme des documents (administratifs, financiers, courriers…)
• Archiver et classer les documents ainsi que tenir et mettre à jour les organigrammes des projets et les annuaires de contact

APPUI A L’INGENIERIE ET A LA GESTION DE PROJET
L’ensemble des activités se fera en lien et en appui aux directions et chefferies de projet.
•Participer au suivi et contrôle du déroulement du projet, l’exécution du planning
•Aider à préparer et remplir les éléments analytiques, les tableaux de bords et le reporting des projets en collectant les informations
•Occasionnellement, aider à la réponse aux appels à projet (secrétariat, documentation, suivi des échéances…)

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
L’ensemble des activités se fera en lien et en appui aux directions et chefferies de projet ainsi qu’avec les différents référents métiers (experts, contrôleurs de gestion, …) selon les projets (APHP DRCI-URC-GHU…) :
•Assister le contrôle de l’application des règles du financeur et des procédures administratives (montage de projet et projets en cours)
•Assurer le suivi des dépenses et le respect des budgets

COMMUNICATION EXTERNE
L’ensemble des activités se fait en lien et en appui aux directions et chefferies de projet ainsi qu’avec avec un prestataire :
•Assurer la production de contenu, la gestion et le suivi des activités de communication externe des projets : site internet, réseaux sociaux …

QUOTITE DE TRAVAIL
100%
HORAIRES DE TRAVAIL
Selon le protocole en vigueur

COMPETENCES REQUISES
Compétences techniques :
•Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
•Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel)
•Connaissance des techniques de gestion de projet (planning, Gantt) et des outils associés

Savoir-Faire Opérationnel :
•Aisance rédactionnelle
•Savoir planifier des actions, s’organiser en fonction des priorités et en respectant les procédures, respecter et faire respecter les délais, relancer des partenaires, gérer les aléas
•Connaissance de l’environnement de la recherche et du soin : l’écosystème des structures, leurs missions et organisations

Savoir-Être :
•Qualités relationnelles et de communication : savoir écouter, dialoguer, argumenter, s’adapter, faire preuve de maîtrise de soi et de diplomatie, établir une relation de confiance et interagir en équipe
•Capacité d’analyse et esprit de synthèse
•Rigueur et autonomie
•Intégrité, discrétion et confidentialité
PRE-REQUIS
•Au minimum titulaire d’un BAC +2 (type BTS/ DUT)
•Une expérience significative en lien avec les activités du poste est attendue (> 2 ans) : assistance de direction, secrétariat, gestion administrative et financière
•Une expérience dans le domaine de la recherche ou de la santé
•Une expérience en gestion de projet ou communication externe est un plus

RISQUES PROFESSIONNELS ET MESURES PREVENTIVES
Travail sur écran
Déplacements professionnels à prévoir en Ile de France ou plus rarement en France

Il y a 7 jours
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