Assistant à la Direction de la Culture (H/F)

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Nous recherchons un(e) agent(e) pour assurer des missions d’assistance et de secrétariat de la direction de la Culture de la ville de Pierrefitte. En lien étroit avec son Directeur, il s’agit de travailler à l’avancement des missions de la direction ainsi qu’aux tâches administratives et organisationnelles. Il s’agit également de travailler avec le responsable de l’Unité Régie des Spectacle notamment dans l’élaboration et le suivi du planning de la salle de spectacle municipal ainsi qu’avec le conservatoire de musique et de danse. Missions / conditions d’exercice Intégré(e) au sein de la Direction des Affaires Culturelles, vous serez l’assistant(e) de la direction et aurez comme activités principales :

Tâches administratives et de secrétariat
*Accomplir les tâches administratives : rédaction et envoi de courriers électroniques et papier, convocation des réunions.
*Travail sur les contrats et suivis.
*Gestion administrative et suivi : réaliser les bons de commandes, préparer les documents administratifs (décisions, délibérations) et les inscrire dans le circuit de validations (AirsDélib), etc…
*Archivage des documents comptables et juridiques.
*Enregistrement et contrôle des recettes des spectacles organisés par la direction.
*Préparation mise en signature et suivi de document.
*Être en soutien de la direction pour l’organisation et le suivi des actions culturelles.
*Accompagner la gestion des prêts de la salle de spectacle, travail sur les conventions et courriers, suivis des plannings.
*Travail sur le planning de mise à disposition de la Maison du peuple avec le régisseur principal.
*Répondre aux appels téléphoniques et apporter les renseignements souhaités : prise de rdv, renseignements, inscription aux activités et spectacles.
*Organisation de réunions, rédaction des comptes-rendus.

Autres missions
*Référent(e) des actions menées en lien avec les seniors : force de proposition et mise en œuvre des actions.
*Référent logiciel métier pour le compte de la direction de la culture : Ciril, AirsDélib, Maarch, etc…
*Être force de proposition pour la programmation culturelle.
*Être en soutien du directeur de la culture pour le suivi de certains dossiers.
*Assurer un lien organique avec le conservatoire et apporter l’aide et les conseils dont il peut avoir besoin.
*Assurer un lien régulier avec l’équipe de l’espace culturel de la Ville et leur apporter l’aide et les conseils nécessaires.

Activités occasionnelles:

*Billetterie pour les spectacles si nécessaire.
*Accueillir le public lors des manifestations (spectacles, expositions…).
*Participer à la diffusion des supports de communication.

Profils recherchés Compétences et qualités requises:

*Aptitude à la communication et à la médiation.
*Sens du dialogue et du travail en commun.
*Sens du service public, connaissance administrative et de l’environnement territorial.
*Bonne expression orale et écrite.
*Connaissance des outils informatiques (world, excel, open office) et si possible des logiciels métiers.
*Réserve et discrétion.

Compétences spécifiques / Expérience recherchée/ Diplôme ou permis obligatoire:

Permis B.