Assistant administratif à la direction générale (h/f) Réf : CMB604

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailNon ManagementNon Descriptif de l’emploi Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique et ses paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie paisible, agrémenté de divers événements tout au long de l’année.

Coutances, c’est aussi une vie économique et culturelle épanouie, partagée entre d’une part un centre-ville riche en patrimoine et ponctué de nombreux commerces de proximité et d’autre part une périphérie accueillant un tissu d’entreprises aux domaines d’activités variés.

Travailler pour Coutances mer et bocage, c’est rejoindre une collectivité attractive et innovante dont les valeurs, fortement encrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l’ensemble des 430 collaborateurs. Avec à cœur le respect de la qualité de vie au travail, l’organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu’ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus.

Missions et conditions d’exercice Au sein de la Direction Générale, l’assistant(e) interviendra en appui de l’assistante de direction et assurera les tâches administratives ci-dessous liées au fonctionnement du secrétariat de la direction générale.

Vos missions principales seront les suivantes :
-Intervenir en appui sur différentes tâches à la demande des services (Direction des finances, développement économique, urbanisme, marchés publics, ressources humaines…),
-Gestion des courriers (arrivée et départ) en lien avec l’accueil de la Ville (logiciel d’enregistrement du courrier), envoi des courriers (Convocation commission…) et signature de courriers.
-Gérer la réservation des salles et la mise en place de lien visio,
-Réaliser l’accueil physique et téléphonique de la collectivité et orientation du public,
-Gestion des fournitures de bureau pour le service,
-Récupération et dispatching des parapheurs  » papier  » des différents services,
-Organisation de rendez-vous et réunions.

En collaboration avec l’assistante de direction, vous effectuerez les missions suivantes :
-Réaliser l’accueil téléphonique du service DG et Président,
-Assurer l’accueil physique du service DG et Président,
-Gestion du courrier électronique (logiciel Expresso + boite mail),
-Dispatching des cartes vertes des véhicules Ville et CMB,
-Déclaration des sinistres en cas d’absences de l’assistante de direction.

CONDITIONS DU POSTE :
*Permis B obligatoire.
Profils recherchés DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :
-Une expérience dans un poste similaire serait un plus.
-Baccalauréat général ou professionnel.

COMPETENCES :
Savoirs :
– Être à l’aise avec l’outil informatique ;
– Bonne maitrise des logiciels World et Excel ;
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

Savoir-faire :
– Être force de proposition ;
– Faire évoluer ses connaissances et ses pratiques ;
– Savoir gérer son temps.

Savoir-être :
– Être organisé et méthodique ;
– Sens du service public ;
-Savoir travailler en équipe ;
– Être consciencieux et rigoureux ;
– Être dynamique et réactif ;
– Avoir le sens de l’écoute et de l’observation ;
– Savoir faire preuve de discrétion ;
– Avoir des qualités relationnelles, le sens des responsabilités et des capacités d’adaptation.