Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
Description du poste
Positionné sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur Adjoint et placé sous l’autorité fonctionnelle du
Comité de Direction piloté par le Directeur.
1) Gestion administrative et communication
– Rédaction et gestion de courriers, e-mails, comptes rendus, préparation de messages et communications diverses (SMS, WhatsApp, etc.).
– Circulation fluide de l’information au sein de l’équipe.
2) Classement et gestion documentaire
– Classement, archivage et mise à jour des documents et dossiers administratifs.
– Vérification administrative.
3) Saisie et suivi administratif
– Saisie de données, élaboration de tableaux de bord, suivi de dossiers.
– Utilisation d’applicatifs métiers divers.
4) Accueil et relations externes
– Accueil téléphonique et physique des visiteurs ou partenaires.
5) Organisation et coordination
– Organisation de réunions, gestion d’agendas, réservation de déplacements.
– Élaboration et transmission des ordres du jour.
6) Support comptable et financier
– Support à la facturation ou à la comptabilité.
Activités :
Poste opérationnel au service de la gestion quotidienne des tâches administratives de la structure.
Assurer la bonne mise en œuvre des procédures, dans les délais impartis et les formalismes en vigueur.
Contribuer à l’amélioration des procédures de gestion administrative, comptable et financière mises en œuvre au sein de la structure (pertinence, efficience, efficacité).
Compétences :
– Organisation et rigueur : savoir hiérarchiser les priorités et tenir les délais.
– Maîtrise des outils bureautique : pack Office, logiciels métiers, chrono.
– Très bonne maîtrise rédactionnelle et orale.
– Qualités relationnelles : écoute, bienveillance, bonne compréhension d’environnements et partenaires divers.
– Discrétion et confidentialité.
– Faire preuve d’autonomie en respectant les consignes données par la hiérarchie.
– Polyvalence et réactivité.
– Capacité à rendre compte et communiquer avec discernement.
Moyens :
– Intégration aux réunions d’équipe régulières.
– Participation aux coordinations de pôle pour favoriser la transversalité des actions.
Mis à disposition :
– Espace de travail isolé et/ou partagé.
– Ordinateur portable & abonnements inhérents.
Profil recherché :
Formation : BTS Assistant(e) de gestion ou BTS Gestion de la PME ou BTS support à l’action managériale
Titre professionnel secrétaire / Assistant/Assistante administratif(ive)
Expérience : Dans un poste similaire, idéalement dans une MJC ou une structure socioculturelle/sportive.
CDI à temps plein. Groupe B – Coefficient 265 CCN ECLAT.
Rythme de travail en journée de type horaires de bureau (9h-17h) avec possibilité de télétravail.
Possible travail en soirée ou horaires décalés en lien avec la mise en œuvre de certains événements à caractère protocolaire (Assemblée Générale, Conseils d’Administration, Commissions.).
*** Prise de poste urgente ***
