Assistant administratif de la direction de la DAECS et du service Éducation

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi La ville d’Écully fait partie de la première couronne de l’Agglomération Lyonnaise. Son cadre verdoyant, ses équipements, sa population (18 000 habitants) et son cadre de vie en font une commune où il y fait bon vivre comme travailler.

Sous l’autorité du Directeur des affaires éducatives, culturelles et sportives, l’assistant a pour mission d’assurer des tâches administratives en transversalité tant pour la direction de la DAECS que pour la thématique enseignement.

Missions / conditions d’exercice Gestion administrative et assistance du directeur de la DAECS
-Secrétariat et assistance du Directeur de la DAECS dans l’élaboration des dossiers de la direction.
-Mise en place de divers outils d’organisation pour le service (plannings, classement …).
-Faire évoluer les outils de traitement de l’information.

Gestion administrative des écoles
-En charge du suivi de la de la Base élève (responsabilité).
-Assurer le lien administratif des écoles, des services de l’Inspection d’Académie et de ceux de l’Inspection de l’Éducation Nationale de circonscription.
-Suivi des projets et activités du service (mise à jour les tableaux de bord de suivi d’activités…) et création de documents type (fiche-type par groupe scolaire, tableau des effectifs, …).
-Convocations et diffusion des comptes rendus de réunions et des conseils d’école.
-Participation à l’élaboration des documents liés au fonctionnement de la cantine (règlement intérieur, fiches d’inscription, livret du délégataire …) à la fin de l’année scolaire.
-Suivi des présences pour la restauration scolaire et vérification de la conformité de la facturation mensuelle avec le pointage.
-Contrôle et enregistrement des commandes de fournitures des écoles et du service

Secrétariat de la DAECS et du service enseignement
-Gestion du courrier du service (réception, distribution, traitement…).
-Accueillir le public et répondre au téléphone.
-Renseigner les différents interlocuteurs et usagers
-Rédaction et mise en forme de courrier de réponses aux demandes ou demandes d’informations.
-Mise en forme des documents pour l’assemblée délibérante (notes de synthèse, convocations…)

Profils recherchés Les savoirs (connaissances théoriques et pratiques)
-Sens de l’organisation et de la gestion du temps
-Rigueur dans les procédures internes du service et des règles de la collectivité
-Suivi des procédures administratives
-Tableaux de bord et suivi financier
-Technique d’assistante, de secrétariat et d’accueil du public (note – expression orale)
-Notions sur les compétences et le fonctionnement des collectivités territoriales
-Connaissance du code de l’éducation

Les savoir-faire (technique et méthodologique)
-Organisation du classement et des documents du service
-Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités
-Prise de note et mise en forme des courriers et compte-rendu
-Renseigner et diriger les différents interlocuteurs
-Notions sur les marchés publics (finances)
-Perfectionnement Excell

Les savoir-faire comportementaux
-Réactivité – organisation et rigueur
-Bon relationnel et qualité d’écoute
-Travail en équipe – communication
-Discrétion
-Savoir rendre compte

SPECIFICITES DU POSTE

-Maîtrise des logiciels de bureautique
-Maîtrise des Logiciel Concerto, Berger Levrault et base élève (Onde)
-Bonne autonomie dans l’organisation du travail