Assistant administratif H/F (H/F)
Description du poste
L’assistant(e) administratif(ve) assiste le Responsable du campus dans l’organisation et le suivi administratif du site de Thionville-Luxembourg.
Compte tenu du temps partiel, le poste se concentre sur les missions essentielles liées à la gestion quotidienne et au soutien administratif.
1. Gestion administrative :
– Assurer le secrétariat du Responsable de campus (agenda, mails, courriers, notes) ;
– Organiser et planifier les réunions et rendez-vous ;
– Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs (étudiants, intervenants, prestataires) ;
– Classer et archiver numériquement les documents pédagogiques et administratifs.
2. Support pédagogique et vie étudiante :
– Accueillir, informer et orienter les étudiants pour leurs démarches administratives ;
– Participer à l’organisation logistique des événements majeurs du campus (portes ouvertes, soutenances, forums) ;
– Renseigner les différents publics et les orienter vers les services adéquats.
3. Suivi logistique et financier simplifié :
– Gérer les commandes de fournitures et le suivi des prestataires locaux ;
– Préparer les éléments pour le suivi budgétaire et les transmettre au responsable de campus.
4. Communication et accueil :
– Accueillir les enseignants, visiteurs et partenaires ;
– Relayer localement la communication institutionnelle (affichage, diffusion interne) ;
– Echanges d’informations entre la Direction de l’Institut Notre Dame de la Providence et l’IPAG Business School.
Compétences :
– Présentation soignée et attitude professionnelle ;
– Excellent sens de l’accueil, de l’écoute et du service et capacité d’adaptation ;
– Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit – bon niveau d’anglais professionnel (accueil d’étudiants étrangers) ;
– Excellente organisation, rigueur et autonomie ;
– Aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, agenda numérique) ;
– Discrétion, diplomatie, ponctualité.
Parcours professionnel – Profil :
– Formation Bac+2 minimum ;
– Expérience réussie dans une fonction administrative, idéalement dans l’enseignement supérieur.
