Assistant administrative (H/F)
Description du poste
Missions et activité du poste
A partir des informations des bons d’intervention chantiers, il/elle assure la préparation de la paie en affectant les heures aux salariés concernés, et établit la facturation client selon les débours.
Il/elle veille à la facturation régulière des prestations afin de préserver la trésorerie de l’entreprise
1/Traitement des bons d’intervention
– Collecter les bons d’intervention chantiers après vérification par le planning et relancer si retard
– Comprendre les éléments présentés sur les bons, et signaler les éventuelles incohérences auprès du planning
– Calculer les débours du chantier
– Classer et archiver les bons d’intervention
2/Gestion administrative des heures de travail (prépa paie)
– Saisir les heures de travail des salariés et les absences
– Vérification des heures travaillées VS facturées
– Saisir les éléments variables
– Transmettre les éléments de salaire en paie
– Transmettre les éléments de rémunération des intérimaires
3/Facturation
– Identifier la société de facturation, la date, le client et le type d’intervention
– Facturation des débours (heures de travail, Km, etc)
– Vérifier la conformité de la facture avec les bon d’intervention
– Enregistrer, valider et expédier la facture
– S’articuler avec le service comptabilité pour la création d’un nouveau client, les nouveaux articles et les avoirs
– Gérer les appels client et emails de premier niveau concernant la facturation
Compétences techniques
– Bonne maîtrise de la bureautique (pack office) et outil de gestion (ERP, logiciel métier)
– Capacité à gérer les imprévus et à travailler dans l’urgence
– Aptitudes à la coordination : Travailler avec différentes équipes ou personnes aux attentes variées
– Notions de comptabilité et/ou sociales
– Connaissance du milieu avicole est un plus
– Savoir traiter les objections/réclamations
Savoir-être et soft-skills
– Aisance relationnelle et travail en équipe
– Polyvalence et capacité à prioriser
– Rigueur, disponibilité, précision
– Esprit d’analyse et de synthèse
– Sens de l’écoute et de la communication
