Assistant / Assistante de direction

Sous l’autorité de la Directrice, en étroite collaboration avec la comptable unique et la directrice, l’assistante de Direction est responsable de l’accueil, du suivi RH, de la gestion administrative des salariés et des bénéficiaires.
Elle est en lien direct avec l’équipe pluridisciplinaire.

ACCUEIL
– Accueil et orientation des personnes (usagers, familles, partenaires.)
– Gestion des appels téléphoniques, dispatching, prises de messages
– Gestion de la boite mail institutionnel et professionnelle

SUIVI RH
– Suivi administratif des dossiers des salariés (mise en forme, mise à jour des documents destinés aux professionnels.)
– Elaboration des contrats de travail (salariés IMPro et Education nationale)
– Elaboration des différents courriers (promesse d’embauche, sanctions disciplinaires, relances diverses.)
– Suivi des visites médicales
– Gestion du Plan de Développement des Compétences (PDC, lien avec OPCO)
– Gestion des déclarations des professionnels à l’Education nationale.
– Mise à jour de l’ensemble des tableaux d’affichage selon la législation en vigueur
– Déclaration des accidents du travail.

GESTION ADMINISTRATIVE
– Gestion des arrivées et départs des courriers postaux
– Création et Frappe de rapports, comptes-rendus, notes, courriers divers
– Participation à la réalisation des documents officiels (Contrat de Séjour, Livret d’Accueil, Projet d’Etablissement, Règlement de Fonctionnement, PIA, Documents institutionnels et de communication)
– Réalisation des Comptes Administratifs, des Rapports d’Activités, données statistiques (ANAP.)
– Commande des fournitures de bureau
– Classement et archivage des dossiers
– Création et envoi des invitations aux diverses réunions annuelles : Portes Ouvertes, Réunions des Parents, Fête de Noël.
– Gestion de la campagne de communication (pour la taxe d’apprentissage et les divers partenaires.).

GESTION ADMINISTRATIVE DES BENEFICIAIRES
– Gestion des dossiers des usagers (préadmission, admission, suivi et mise à jour) sur le logiciel DUI IMAGO
– Mise en forme et correction orthographique des PIA avant remise, suivi des signatures et relances si besoin
– Création des tableaux de suivis et des courriers administratifs types (DUI ou Excell)
– Suivi des renouvellements d’orientation auprès des MDPH
– Gestion de la communication avec les familles (courriers, cahiers, mails, téléphone.)
– Gestion des dossiers de stagiaire (DUI, documents institutionnels, dossier administratif, courriers.)
– Gestion des transports (Organisation hebdomadaire, transports des jeunes en stage à l’extérieur, contrat de partenariat, lien avec les chauffeurs de taxi.)

MISSIONS TRANSVERSES
– Participation à l’évaluation HAS.
– Participation à des groupes de réflexion sur le fonctionnement institutionnel.

Compétences requises :
– Autonomie,
– Capacité d’adaptation,
– Organisation,
– Rigueur,
– Confidentialité,
– Capacité d’écoute,
– Pack Microsoft Office,
– IMAGO,
– Connaissance du secteur médico-social.