Assistant / Assistante de direction
Description du poste
Objectif du poste :
En étroite collaboration avec le Directeur, l’Assistant(e) de Direction est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.
Missions principales :
– Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil :
o Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du directeur (prise de rdv, courriers, mails, congés.)
o Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
o Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements.)
o Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
– Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
o Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
o Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
o Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
o Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de ses tâches, des rendez-vous prévus et des courriers/mails à envoyer
o Rassembler et mettre en forme les éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.)
o Réaliser les commandes de matériel, fournitures, consommables et vérifier la conformité des livraisons
o Assurer le suivi des devis et des conditions d’exécution d’un contrat
– Communication
o Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapport, comptes rendus.)
