Assistant / Assistante de direction temps partiel (H/F)

QUELLE SERA VOTRE MISSION AU SEIN DE KOELIS ?
Rattaché(e) à la direction, vous assurez un soutien administratif et opérationnel au Président et au comité de Direction, et prenez en charge la gestion d’activités administratives liées à la gestion de KOELIS.

QUELLES SERONT VOS ACTIVITES PRINCIPALES ?

Soutenir le Président et le Comité de Direction dans ses tâches administratives et opérationnelles
– Assurer la gestion des documents et archives administratives, notamment légales, auprès du Président et du Conseil d’Administration.
– Organiser et gérer les réunions du Président et du Comité Exécutif (ordres du jour ; invitations ; réservation salles de réunion ; rédaction, diffusion, archivage des comptes-rendus ; logistique matérielle)
– Mettre en page, diffuser, archiver des documents (courriers, contrats, accords de confidentialité, notes de direction, etc.).
– Gérer les relations avec les partenaires (associations professionnelles, etc.).
– Assurer le standard téléphonique, filtrer les appels et orienter les demandes.

Organiser les déplacements en France et à l’international
– Gérer les relations, suivre et négocier les contrats avec les prestataires (hôtels, agence voyage, leasing voiture).
– Gérer la plateforme de réservations de voyages (profils et droits utilisateurs).
– Gérer le véhicule de société (plateforme de réservation, maintenance véhicule).
– Effectuer des réservations occasionnelles pour la Direction (taxi, avion, train, hôtels), et en particulier les abonnements du Président.

Support au quotidien aux salariés et aux autres services de l’entreprise
– Apporter son soutien dans l’organisation d’événements internes (séminaires d’entreprise, points communication, audits, etc.)
– Intranet : participer à la rédaction et mise en ligne des contenus, vérifier les informations et les mettre à jour quand nécessaire.
– Gestion des appels téléphoniques entrants avec la société qui gère notre standard
– Suivre le stock de fournitures de bureau, passer des commandes, gestion et optimisation du local de fournitures
– Commander des plateaux-repas, être le référent sur les plateformes repas externes (Refectory, Hop Lunch, Class Croûte …)
– Gérer les stocks des services aux collaborateurs (café.)
– Être un support au coordinateur services généraux et à d’autres directions si besoin