CDI

Assistant de direction

Publié il y a 2 semaines par Sarthe.fr
Le Mans, Pays de la Loire
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Description du poste

Relations fonctionnelles

En relation directe avec les interlocuteurs du Directeur Appui à la performance, les secrétariats de direction générale et de direction ainsi que la communauté de l’assistance administrative.

Missions

La Direction de lAppui à la Performance (DAP)concourt au bon fonctionnement des services du Département et se trouve donc au service des métiers et de la direction générale. Elle regroupe des compétences relatives au pilotage et à lamélioration de la prise de décision, à la gestion de linformation et de lactivité, à laccompagnement des acteurs de lorganisation départementale, notamment lensemble des encadrants et des communautés métiers. Elle assure enfin la gestion du courrier et de laccueil téléphonique de premier niveau.

La DAP compte 26 agents se répartissant au sein de 5 pôles de compétences et dun bureau.

Les principaux chantiers sur lesquels ses équipes travaillent sont le management de la donnée et de la connaissance, lobservatoire départemental de gestion et les tableaux de bord stratégiques, lélaboration et le suivi du Projet dadministration, le développement de la culture projet et processus.

Au sein du pôle administratif composé de trois agents vous avez pour mission :

Missions régulières

  • de soutenir lactivité du directeur Appui à la Performance et à ce titre dapporter une assistance permanente afin d’optimiser l’activité en termes de gestion (agenda, RDV), d’organisation (constitution de dossiers), de communication (relayer, informer léquipe DAP, de validation (réponses en attente, congés etc). Il suit des dossiers ou des événements spécifiques. Vous faites preuve danticipation et dinitiative pour faire circuler linformation et la prise de décision
  • de procéder, avec lassistante des pôles, au contrôle de forme (orthographe, compréhension, respect de la charte graphique et de l’assistant des écrits … ) des courriers, arrêtés, conventions, adressés au DGS ou au Président.
  • d’organiser la préparation budgétaire, la démarche prospective financière , en réalisant des réunions pour faire le point sur les budgets et inscrire les crédits sur le logiciel ASTRE.
  • Avec vos collègues du pôle administratif (assistante du DGS, assistante des pôles de compétences) vous participez :

  • Aux réunions déquipe du pôle
  • A ladministration de lespace collaboratif de la DAP (diffusion de messages, classement de fichiers ressources) et plus largement à ladministration des espaces collaboratifs dans le cadre des activités de la Direction (équipe teams pour le PDA)
  • À lanimation de la communauté des assistantes administratives de la collectivité (élaboration des ordres du jour et CR, susciter les échanges).
  • À la gestion des fournitures, des équipements, des formulaires divers par la diffusion de consignes et la garantie du respect des délais.
  • À la gestion des congés, des situations administratives des agents de la DAP, gestion des déplacements (hôtels, ordre de mission…), à la préparation des entretiens annuels dévaluation
  • Enfin au titre de la polyvalence d’équipe vous assurez l’intérim de vos collègues du pôle « Assistance administrative ».

    A votre prise de poste :

    . Vous participerez à une réflexion collective pour optimiser la gestion des courriers adressés au DGS et/ou Président afin daugmenter la qualité entrante des courriers et lisser la prise en charge des parapheurs notamment

    . Vous participerez à une réflexion collective visant à sécuriser la fonction budgétaire et comptable de la DAP et améliorer son suivi

    . Vous participerez aux réflexions visant à localiser le siège du pôle administratif sur le site de Bourg dAnguy au 1er semestre 2024

    Activités principales

    Organisation et planification de réunions

    Participation à l’évaluation et/ou à la conception des procédures

    Rédaction de courriers

    Rédaction de documents administratifs

    Suivi de la planification des réunions et de l’agenda du directeur

    Traitement informatique des dossiers

    Tri, classement et archivage de documents

    Réception, traitement et diffusion d’informations

    Suivi du courrier du courrier du directeur de la DAP

    Participation au processus de préparation budgétaire

    Diplômes et niveaux d’expérience requis

    BAC, débutant accepté

    Caractéristiques particulières

    Travail en équipe

    Bureau partagé sur deux sites

    Savoirs

    Connaissance de la dynamique de groupe

    Connaissance des différents services et des différentes missions du Département

    Connaissance des institutions

    Connaissance des règles internes de présentation de documents

    Connaissance des techniques de prise de note rapide

    Connaissance en multimédia

    Connaissance des circuits de transmission des documents

    Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

    Connaissance des différents outils et usages internet (sharepoint, teams)

    Savoir-faire

    Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

    Etablir un système de classement efficace 

    Respecter les règles de déontologie liées à son activité 

    Suivre une procédure

    Savoir traiter des données chiffrées 

    Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) 

    Savoir-être

    Faire preuve du sens de la communication et du contact

    Avoir le sens de la hiérarchie

    Faire preuve de pédagogie

    Avoir le sens du service public

    Avoir le sens du travail en commun et l’esprit d’équipe

    Faire preuve de diplomatie

    Faire preuve d’organisation

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