Assistant de Direction

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l’emploi La Direction Générale des Services veille à ce que l’ensemble des missions incombant à la collectivité soient réalisées avec efficience et dans le respect de la réglementation, elle pilote l’ensemble des services municipaux.

L’assistant de direction contribue au fonctionnement de la Direction Générale des Services en particulier :
-En assurant le secrétariat du service et en participant à l’établissement et au suivi de divers dossiers.
-En veillant au respect des procédures internes et en s’assurant en permanence de leur conformité réglementaire
-En assistant la DGS pour la gestion du courrier et de la messagerie, des instances municipales et administratives.
-En venant en appui administratif des services RH et Finances
Missions / conditions d’exercice Instances municipales et administratives :
-Veille du respect du cadre réglementaire des instances et à ses évolutions
-Préparation des dossiers en collaboration avec les services et la DGS
-Organisation et suivi des calendriers en lien avec l’ensemble des acteurs
-Convocation, note de synthèse et pièces jointes.
-Rédaction du PV et des délibérations avec transmission au contrôle de légalité et publication des actes.
-Tenu des registres des délibérations et des arrêtés

Gestion des courriers et e-mails entrant

Marché forain et Vogue :
-Interlocutrice du prestataire qui assure la gestion du marché et de la Vogue (placement et encaissement) et des commerçants forains sur l’aspect administratif.
-Assiste l’adjoint délégué dans la préparation et le suivi des travaux du comité technique des marchés forains : convocations, comptes rendus, suivi des actions …
-Réponse aux demandes exceptionnelles d’emplacement sur le marché sollicitées principalement par les associations locales.

Assurances :
-Suivi des sinistres RC et défense-recours : déclaration et suivi du dossier jusqu’à sa clôture.
-Etablissement et mise à jour du tableau de suivi des sinistres en RC
-Mise à jour annuelle du patrimoine bâti.
-Suivi du budget assurance (hors personnel).
-Participation à l’établissement du cahier des charges et du DCE en lien avec la DGS, le service commande publique, le service maintenance et l’AMO pour la consultation périodique (tous les 4 ans) des assureurs.

Gestion de l’archivage de la collectivité :
-Suivi et accompagnement des services dans leur procédure d’archivage
-Gestion des bordereaux de versement et de destruction
-Interlocuteur privilégié de l’archiviste du CDG et du service des archives départementales

Fournitures administratives :
-Elaboration et suivi de l’exécution du marché de fournitures administratives dans le respect de la réglementation, avec l’appui du service Commande Publique
-Réalisation des bons de commandes pour les fournitures administratives (stylos, cahiers, enveloppes, papiers…) pour l’ensemble de l’administration.
-Suivi des consommations
-Gestion du stock pour le 1er étage de l’Hôtel de Ville

Appui administratif au service des Ressources Humaines
-Suivi des dossiers du Comité des Œuvres Sociales (COS)
-Inscriptions aux formations sur la plateforme CNFPT
-Réception et suivi des candidatures spontanées
-Réception et suivi des demandes de stage
-Suivi des médailles d’honneur Régionales, Départementales et Communales
-Assistance administrative (courrier, saisie, classement…) pour le service

Appui administratif au service Finances
-Réalisation de tâches ponctuelles en cas de pic d’activité
-Suivi administratif des conventions avec les associations
-Gestion des envois de courriers en nombre
-Assistance administrative (courrier, saisie, classement…) pour le service

Conditions d’exercice
Poste de travail à temps complet en binôme avec un autre assistant de Direction
Pics d’activité en fonction des obligations du service (conseil municipal notamment)
Présence aux différentes instances parfois sur des horaires de soirée.
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Les demandes de congés ou d’absence sont à solliciter en concertation avec le second assistant de Direction
Profils recherchés Expérience sur un poste similaire indispensable
Connaissance de l’environnement territorial, du statut de la FPT et du droit public en général
Capacités rédactionnelles avérées
Maitrise du pack office
Sens de la communication, faculté à maintenir un positionnement adaptée et aptitude à travailler en équipe
Rigoureux, méthodique et organisé