Assistant de Direction

Résumé du poste :

L’activité du secrétaire administratif comportera deux volets principaux afin d’améliorer le fonctionnement de l’Institut de Psychologie, en appui de l’équipe de Direction.

Présentation de la direction / structure d’accueil :

L’Institut de Psychologie a été créé en 1920. Berceau de la psychologie française, il est historiquement le premier centre de formation universitaire pour les psychologues.Depuis janvier 2020, l’UFR- Institut de Psychologie est membre de la Faculté Sociétés et Humanités de l’Université de Paris.L’Institut accueille 4000 étudiants – de la licence au doctorat en psychologie – ainsi que des étudiants de L1-L2 en sciences humaines et sociales.C’est l’un des rares lieux de formation et de recherche en France qui offre un tel éventail de formations ouvertes aux différentes sous-disciplines et aux nombreux métiers de la psychologie : psychologie cognitive expérimentale, psychologie du développement de l’enfant et de l’adolescent, psychopathologie intégrative, psychopathologie clinique psychanalytique, psychophysiologie et neurosciences, neuropsychologie, psychologie de la santé, psychologie gérontologique, psychologie du travail et ergonomie, psychologie sociale et environnementale, économie et psychologie.Ainsi, les étudiants peuvent se familiariser avec les orientations théoriques principales qui animent la psychologie contemporaine puis se spécialiser au fil du cursus.L’offre de formation de l’Institut de Psychologie comprend une licence de psychologie généraliste, une licence professionnelle spécialisée dans l’accompagnement des personnes avec autisme, 5 mentions de masters regroupant 16 parcours de masters de psychologie ainsi qu’un master en Création artistique & Art-Thérapie. L’Institut propose également une offre de formation très variée tout au long de la vie (10 DU & DIU) et participe à la formation des psychologues de l’Education nationale (Centre de formation PsyEN).Depuis sa création, l’Institut de Psychologie s’illustre par la qualité de son offre de formation et de sa recherche grâce à une équipe pédagogique très impliquée dans la pédagogie innovante et au dynamisme de ses laboratoires aux projets novateurs.L’Institut de Psychologie abrite la Bibliothèque Henri Piéron, unique en France, pour la richesse de ses collections et de son fonds documentaire et qui a obtenu le label CoLLEX.

Descriptif des activités :

-Assister et coordonner les activités de la direction-Assurer les prises de rendez-vous-Organiser le planning des réunions-Prioriser les sollicitations-Procéder au classement et à l’archivage régulier des dossiers (papier et numérique)-Préparer et suivre les réunions des principales instances de gouvernance de la composante (Conseil de Gestion, Conseil Scientifique Local, Conseil Académique Local) -Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques ; rédaction d’attestations, courriers divers-Traiter le suivi administratif des associations étudiantes et professionnelles de la composante-Gérer le planning des salles de réunion et de la salle de visio-conférence de la composante-Recherches documentaires (juridiques, réglementaires…)- Participer à l’organisation locale des élections universitaires en concertation avec la Direction des Affaires Générales et Juridiques de l’UniversitéLocations/contrats et Evènementiel :-Suivi des demandes de location de salles et organisation de congrès, tournages, expositions… -Suivi des conventions des associations professionnelles et étudiantes domiciliées à l’Institut de Psychologie-Suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics-Traiter et diffuser des informations internes et externes après validation par la Direction-Missions ponctuelles : aide à la promotion d’événements internes (annonce, affichage-colloques, séminaires), participation à l’organisation de l’évènementiel à l’Institut de Psychologie (colloques, cérémonies des diplômes) -Venir en renfort du bureau RH selon les nécessités et les urgences.

Conditions particulières d’exercice :

-Expérience professionnelle en secrétariat, gestion administrative -Compréhension et expression écrite et orale en anglais-Maîtrise des outils bureautiques

Savoir-faire – Compétences opérationnelles :

-Avoir le sens du contact et de l’accueil -Excellente expression orale et rédactionnelle-Savoir planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances -Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Université -Maitrise des outils informatiques et bureautiques (word, excel, PowerPoint..)-Maitriser les outils de communication (internet, site web, messagerie électronique)-Informer et rendre compte -Respect de la confidentialité

Savoir-être – Compétences comportementales :

-Capacité d’adaptation, d’anticipation, d’organisation -Etre rigoureux et efficace-Aisance relationnelle, aptitude à la communication-Autonomie, sens des initiatives et des responsabilités-Savoir travailler en équipe et rendre compte de son activité-Diplomatie-Gestion du stress