Assistant de direction auprès de la Directrice Générale des Services H/F

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailOui Expérience souhaitéeConfirmé ManagementNon Descriptif de l’emploi Décines-Charpieu, ville dynamique, attractive et durable de 30 000 habitants, située à 10 kilomètres à l’Est de la Métropole de Lyon, recrute un assistant de direction auprès de la DGS H/F.

Rattaché à la Direction Générale, l’assistant de direction apporte une aide permanente à la Directrice Générale des Services (DGS) en termes d’organisation, de gestion, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers. Il intervient également sur la préparation de projets transversaux et contribue à la réalisation de supports de communication interne.
Missions et conditions d’exercice Missions :

Assurer le secrétariat de la Direction Générale :
-Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,
-Gérer l’agenda de la DGS : organiser, suivre et prioriser les rendez-vous,
-Assurer une gestion fonctionnelle de la boîte mails de la DGS : tri, archivage et réponses de premier niveau,
-Participer à la planification et à l’organisation des réunions : préparer les ordres du jour, collecter les documents en amont de la réunion, rédiger les comptes rendus et participer au suivi de l’exécution des décisions prises,
-Organiser des réunions stratégiques en lien avec les autres assistantes (réunions avec des élus, DGA, directeurs, prestataires extérieurs…),
-Centraliser et contrôler le courrier et les parafeurs à destination de la DGS et des élus,
-Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : tableaux de bord, rapports spécifiques, courriers…
-Contribuer à la bonne circulation des informations entre la Direction Générale et les différentes Directions,
-Organiser le classement et l’archivage des dossiers.

Assurer des missions spécifiques sur des projets transversaux :
-Gérer les doléances internes et externes de 1er niveau : suivre les dossiers et être en veille sur les échéances, aider à la mise en œuvre des suites à donner aux rendez-vous, faire le lien avec les services concernés ou compétents…,
-Assurer le suivi des grands projets transversaux et des projets en lien avec la Métropole de Lyon (reporting d’informations, rétro-planning…),
-Effectuer un travail de recherche et d’information afin de constituer les fonds de dossier.

Assurer des missions de communication interne :
-Préparer les événements organisés par la DGS,
-Réaliser une revue de presse sur l’actualité de la fonction publique, des collectivités territoriales, et du monde de l’entreprise,
-Assister la DGS dans la réalisation de divers supports de communication à destination d’un public interne (articles, photos, vidéos, PowerPoint…).

Conditions de travail :

*38h/semaine avec 18 RTT et 25 congés annuels
*Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d’emplois + IFSE + CIA + PFA
*Tickets restaurants, COS, participation de la collectivité à la mutuelle et prévoyance
*Télétravail possible

Profils recherchés Profil recherché :
*Maîtrise des outils informatiques (Pack Office et Outlook),
*Sens de l’organisation, méthode et rigueur,
*Discrétion professionnelle,
*Qualités relationnelles,
*Aisance orale et bonnes qualités rédactionnelles,
*Capacité à prioriser son travail.