Assistant de direction aux affaires générale et à la communication (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailOui Expérience souhaitéeConfirmé ManagementOui Descriptif de l’emploi Sous l’autorité du responsable, l’agent est chargé du secrétariat général dans le respect des règles et procédures établies et de fournir à la direction générale un soutien logistique. L’agent facilite la circulation de l’information entre les élus, les services et les administrés, assure le suivi des dossiers confiés. Il/Elle garantit la veille juridique de son secteur.
Il/Elle assure la gestion relation citoyens : optimisation dans le traitement des demandes et des démarches citoyennes, fluidification de la communication entre la collectivité et ses administrés.
L’agent est également chargé de coordonner la communication de la commune en lien avec les agents communaux du service communication. L’agent devra également pallier les absences du service et assurer lui-même la communication sur les différents supports en cas de besoin. Missions et conditions d’exercice ACTIVITES PRINCIPALES :
-Affaires générales
*Préparation, organisation et suivi des assemblées :
-Préparation des ordres du jour,
-Gestion des convocations, relances en vue d’obtenir le quorum,
-Conception des dossiers, relecture et transmission,
-Rédaction des comptes-rendus et procès-verbaux.
*Rédaction des délibérations et suivi (transmission au contrôle de légalité et suivi, transmission aux services, suivi de l’exécution),
*Rédaction des décisions, transmission au contrôle de légalité et suivi,
*Rédaction des arrêtés, transmission au contrôle de légalité et suivi,
*Recueil trimestriel des actes administratifs,
*Organisation et suivi du registre des délibérations et décisions,
*Suivi des relations avec les élus, le Directeur général des services et les institutions,
*Coordination entre le Directeur général et les services.

-Secrétariat général
*Suivi du traitement des courriers/courriels dits  » de réclamation « ,
*Gestion de l’agenda du Maire, prise de rendez-vous,
*Participation à l’organisation de réunions, préparation des dossiers pour les élus,
*Vérification du planning hebdomadaire des manifestations publiques, réservation de salles et de matériel en lien avec le service technique,
*Approvisionnement des services en fournitures de bureau et alimentation,
*Suivi de la logistique nécessaire à l’organisation des assemblées,
*Organisation des manifestations (vœux du Maire, inaugurations etc.),
*Optimisation des procédures de classement et d’archivage des documents,
*Gestion des assurances : déclaration de sinistres, gestion des dossiers, suivi de la sinistralité, mise à jour des données déclaratives.

-Communication
*Coordination de la communication en lien avec les agents du service dédié.
*Mise à jour de tous les support de communication : site internet, panneaux lumineux, page Facebook officielle, page Instagram…
*Participe à la réalisation du bulletin municipal.

ACTIVITE ANNEXE :
-Assister au conseil municipal ou réunion publique Profils recherchés FORMATION :
Connaissance de l’environnement territorial

COMPETENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES :
-Cadre juridique de la responsabilité civile et pénale,
-Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs,
-Techniques rédactionnelles de rapports et de notes : maîtrise des règles d’orthographe et de syntaxe,
-Maîtrise des techniques d’écoute active (reformules les demandes, savoir répondre de manière adaptée et circonstanciée),
-Aisance avec les logiciels d’infographie

QUALITES REQUISES :
-Discrétion, diplomatie, confidentialité.
-Organisation : autonomie, polyvalence, réactivité, efficacité, gestion des priorités,
-Savoir hiérarchiser, classer, restituer/transmettre les informations,
-Gérer la confidentialité des données,
-Parfaite connaissance des outils informatiques bureautiques (excel, word, powerpoint, outlook, internet et réseaux sociaux)
-Disponibilité (présence nécessaire lors des manifestations et réunions, notamment celles des instances précitées, possibles pics d’activité).