Assistant de direction bilingue / coordinateur évènementiel (H/F)

Votre futur poste :
Editeur de logiciel, spécialiste de l’optimisation de la Supply Chain, ce groupe international s’adresse aussi bien aux grandes multinationales qu’aux petites et moyennes entreprises, en négoce, retail, e-commerce et production. Dans le cadre de son développement, le bureau français situé dans l’Ouest parisien et composé d’une petite équipe recrute son Assistant de Direction / Coordinateur événementiel (H/F).
Rattaché(e) à la Business Manager, vous assurerez l’assistance générale pour l’ensemble de la structure et plus particulièrement pour le Président.
Vous serez par ailleurs en charge de la gestion des locaux et du bon fonctionnement de l’environnement de travail, de la coordination de l’événementiel et participerez à certains projets.

Vos principales missions :
– Gestion des locaux et bon fonctionnement de l’environnement de travail :
o Gestion des fournitures de bureau (inventaire, commande et attribution)
o Inventaire et suivi du matériel informatique & de la téléphonie fixe et mobile
o Gestion des locaux : contrats fournisseurs pour la gestion des locaux (climatisation, chauffage, assurances, relations avec les tiers, ) et aménagement des locaux
– Gestion du reporting comptable mensuel (collecte et scan des factures et constitution du suivi de trésorerie)
– Assistance de l’équipe et gestion des déplacements
– Coordination de l’accueil des nouveaux arrivants (matériel, adhésion mutuelle, visite médicale )
– Assistanat du Président :
o Gestion d’agenda et des e-mails,
o Rédaction de comptes-rendus de réunions,
o Gestion des déplacements,
o Plus largement, assistanat général selon les besoins
– Coordination de l’événementiel et contribution à la communication interne :
o Coordination entre les différents services et les différents prestataires pour les salons & événements clients,
o Organisation des séminaires internes,
o Communication interne relative à l’événementiel,
– Participation aux projets ad hoc visant à améliorer et développer les processus de la structure

Votre environnement de travail :
Dans un environnement de travail dynamique et stimulant, où votre contribution sera valorisée, vous aurez l’opportunité de travailler au sein d’une équipe passionnée et investie.
– Lieu de travail facilement accessible en transports en commun (à proximité de la station Chatou-Croissy – RER A) avec possibilité de parking
– Possibilité de télétravail (2 jours facultatifs / semaine)

Assurer un accueil téléphonique

Établir, mettre à jour un dossier, une base de données

Faire preuve de rigueur et de précision