CDI

ASSISTANT DE DIRECTION – CCAS (H/F)

Publié il y a 11 heures par cdg69
Villeurbanne, Rhone-Alpes
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Description du poste

Missions

Vous assistez la directrice et la directrice adjointe de la direction égalité sociale et territoriale. Vous assurez le suivi administratif de la direction et gestion des ressources, de l’informations et de la communication. Vous êtes en soutien administratif aux autres cadres de la direction dont le directeur des projets urbains Buers et Monod (Métropole de Lyon). Vous gérez les dossiers et organisez des évènements.

Activités :

– Organiser le secrétariat de la Direction égalité sociale et territoriale et assurer le secrétariat de la directrice et directrice adjointe
– Organiser des réunions, prise de rendez-vous, gestion de l’agenda
– Réaliser la gestion du courrier arrivée et départ, la gestion et le contrôle des parapheurs avant signatures des directrices ou élu.e.s
– Gérer, filtrer les appels téléphoniques de la direction et accueillir le public sur rendez-vous
– Mettre en forme courriers, notes, conventions de la direction et assurer le classement et l’archivage
– Assurer l’interface entre la direction, la DGAVS, les directions, les services de la collectivité, le secrétariat des élu.e.s mais aussi auprès d’autres partenaires extérieurs (institutionnels, associatifs et collectifs d’habitant.e.s)
– Participer à la réunion hebdomadaire de la DEST et réaliser le compte rendu

– Assurer un rôle de référent.e pour la DEST en matière de ressources humaines
– Gérer et assurer la coordination administrative des entretiens d’évaluation, congés annuels, congés maladie, ordre de mission, formation, remplacement de personnel et accueil nouveaux et nouvelles arrivant.e.s, instances paritaires, en complémentarité avec le secrétariat du service action sociale et solidarités du CCAS

– Gérer les ressources de la DEST notamment :
– des fournitures, des consommables, des commandes de matériel
– les ressources informatiques de la Direction égalité sociale et territoriale (soutien dans la mise en place de nouvelles technologies, proposition de nouvelles méthodes de travail ou d’organisation informatique, mutualisation des moyens informatiques…)

– Gérer et organiser certains évènements au sein de la DEST et participer à certaines réunions publiques (gestion du matériel, accueil du public)

– Assurer pendant les absences ordinaires le remplacement du secrétariat du service action sociale et solidarités (hormis pour ce qui concerne les domiciliations)

– Assurer un rôle de correspondant.e de communication pour la DEST

Profil: 

Votre profil
Connaissances :
– Connaissance de l’environnement administratif réglementaire et partenarial d’une collectivité locale et des politiques publiques sociales et de développement social et urbain (institutionnel et associatif)

Savoir-faire :
– Maitrise des outils informatiques de la suite bureautique de base et des outils collaboratifs mis à disposition
– Rédaction, analyse et synthèse
– Maitrise de l’accueil téléphonique et physique (écoute, analyse, et orientation)
– Techniques de classement et d’archivage

Savoir être et attitudes requises :
– Rigueur, méthode et organisation
– Autonomie
– Relationnel et travail en équipe
– Discrétion professionnelle

Contraintes du poste :
– Organisation des congés à coordonner avec le secrétariat du service action sociale solidarités
– Travail occasionnel en soirée et le week-end
– Déplacements possibles sur Villeurbanne

Il y a 11 heures
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