Assistant de Direction du DGS (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Descriptif de l’emploi Sous l’autorité du Directeur Général des Services, l’assistant.e de direction apporte une aide permanente en termes d’organisation professionnelle et personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers Missions / conditions d’exercice Activités:
– Organiser la vie professionnelle du DGS
– Préparer administrativement les séances du Conseil Municipal et de la commission des finances, rédaction des comptes rendu et transmission des délibérations au contrôle de légalité
– Réaliser et mettre en forme de travaux bureautiques
– Gérer le courrier sur Citizen
– Organiser et planifier des réunions et l’agenda du DGS
– Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat
– Suivre les projets et les activités de la DGS
– Gérer des parapheurs
– Elaborer des registres des délibérations, décisions et arrêtés, du recueil des actes administratifs
– Assurer la circulation de l’information entre la Direction Générale et les services ainsi qu’avec le cabinet du Maire et les Elus.
– Gérer la régie d’avances

Conditions d’exercice
– 1607h (36 heures hebdomadaires, 6 jours de RTT)
– Horaires variables : pics d’activités en fonction des obligations du service et du responsable
– Grande disponibilité vis-à-vis du cadre

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, restaurant municipal, comité des œuvres sociales, participation aux complémentaires santé et prévoyance.
La ville est desservie par les RER A et E.

Profils recherchés Connaissances pré-requises:
– Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.)
– Environnement territorial et circuits internes et externes de l’information
– Bonne appréhension des actes administratifs
– Fonctionnement, activités, procédures administratives et partenaires
– Principes rédactionnels du compte-rendu
– Techniques de base de communication orale et écrite, de recherche documentaire, de base d’assemblage, de classement et d’archivage et d’inventaire, de stockage
– Notions d’organisation et de gestion du temps
– Logiciels de bureautique ou spécifiques
– Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Compétences:
– Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
– Rappeler des informations importantes et transmettre des messages et intégrer les priorités du cadre dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
– Organiser les déplacements du cadre
– Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, le renseigner et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
– Recevoir, filtrer, réorienter et transmettre les messages téléphoniques, les courriers et les mails et en appréhender le caractère d’urgence
– Organiser le classement et l’archivage des dossiers et documents de manière claire et accessible
– Préparer les documents de suivi des décisions administratives (ex : arrêtés municipaux)
– Renseigner des tableaux de suivi des activités du service (ex : bilan d’activité)