Assistant de direction du Pôle Jeunesse et Sports (h/f) SB 6163

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Cotation du poste : Assist.direction
Le pôle jeunesse et sports s’inscrit au coeur de la volonté du Département de promouvoir le développement du sport pour tous, sous toutes ses formes. Il regroupe environ 120 agents au sein de trois entités : une direction des actions sportives, une direction de la jeunesse et une direction de projet dédiée à la préparation et à l’accueil des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024 (JOP 2024).
Le pôle assure d’une part, la coordination des actions départementales transversales en faveur de la jeunesse, et d’autre part, l’organisation et le soutien des actions liées au sport de tous niveaux, source de développement du lien social, de citoyenneté et de bien-être. Les JOP 2024 représentent un levier d’attractivité pour le territoire, et sont vecteurs de nombreux projets sportifs, culturels ou éducatifs. Le pôle jeunesse et sport est ainsi un outil majeur au service du développement d’une politique ambitieuse en faveur de la jeunesse et de son rayonnement.
En rejoignant le département, vous mettrez en oeuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante. Missions et conditions d’exercice MISSIONS :
Vous assistez le DGA, le DGA Adjoint et le Directeur JOP 2024 afin d’optimiser la gestion de leurs activités (gestion de l’agenda, communication, préparation de réunions, accueil physique et téléphonique, gestion des flux : courriers, parapheurs …). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes liées au fonctionnement de l’activité.
ACTIVITES :
– Assister pour l’organisation générale du travail notamment pour les aspects logistiques, la préparation et l’organisation de réunions, de déplacements, la tenue de l’agenda et l’accueil physique et téléphonique.
– Appuyer le deuxième assistant de direction dans le traitement et le suivi du courrier
– Assurer la gestion Flower en appui du Référent Flower (courrier numérisé)
– Etre le référent GRC (point d’entrée du Pôle)
– Suivre et contrôler les parapheurs (dont relecture des notes et courriers), en binôme avec le deuxième assistant de direction
– Préparer des listes prévisionnelles des rapports présentés en Assemblée (CD et CP)
– Assister le Référent Octime pour le DGA et ses équipes, le DGA adjoint et ses équipes, le Directeur JOP 2024 et ses équipes
– Assurer la gestion de dossiers spécifiques : recherches thématiques, gestion de dossiers, archivage, ordres de mission, rédaction de notes ou courriers …. Profils recherchés PROFIL :
– Rédacteur territorial titulaire, ou à défaut contractuel disposant d’un diplôme de niveau Bac minimum (Article L332-14 du Code général de la fonction publique)
– Bonne connaissance de l’environnement administratif et institutionnel et de l’environnement professionnel du domaine d’activité
– Procédures administratives
– Techniques de secrétariat bureautique
– Logiciels/outils bureautiques
– Techniques d’expression orale
– Classement archivage
– Accueillir
– Anticiper
– Communiquer
– Concevoir un support, un document
– Elaborer des tableaux de bord
– Rechercher des données, des informations
– Rédiger des documents et mettre en forme
– Rendre compte
– Travailler en équipe
– Réactivité
– Capacité d’adaptation, capacité relationnelles
– Disponibilité
– Sens de l’organisation
– Rigueur
– Sens de la confidentialité