Assistant de direction et de gestion administrative dgst (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Assister la directrice et la responsable administrative dans les fonctions de secrétariat et de gestion administrative.
Missions / conditions d’exercice – Assurer l’enregistrement de l’arrivée du courrier de l’ensemble des Services Techniques
– Assurer la gestion administrative de la Commission de l’Equipement, de l’Urbanisme et du Développement Durable (CEUDD).
– Assurer le secrétariat de la Directrice et de la Responsable administrative:

Organiser/gérer/planifier : agendas, réunions, rendez-vous, messages téléphoniques et électroniques
Gérer les priorités
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautiques
Renseigner des tableaux de suivi, tableaux de bord

– Organisation des commandes de fournitures de bureau 

– Accueil téléphonique et physique:
Gérer l’accueil (physique et téléphonique)
Recevoir/traiter /diffuser l’information au sein de la DGST
Renseigner, orienter interlocuteurs et relayer vers les personnes compétentes

– Gestion du courrier de l’ensemble des services techniques -Gestion des parapheurs à la signature des élus:
Réceptionner/enregistrer/diffuser le courrier  » arrivée » (en dématérialisé sur le Logiciel ELISE et papier) des services techniques, gérer le courrier départ de la Direction
Gérer  » arrivée et départ  » des mémoires contentieux des Forfaits de Post Stationnement (FPS)
Gérer et suivre les circuits des parapheurs et signature des élus

– Gestion administrative de la Commission de l’Equipement, de l’Urbanisme et du Développement Durable:
Planifier, gérer les convocations, ordres du jour, participer à la préparation des dossiers à transmettre aux élus
Centraliser et mettre en forme les dossiers

– Gestion administrative en appui à la responsable administrative:
Gérer l’arrivée/le départ, l’enregistrement de courriers administratifs, des actes de sous-traitance, des mémoires contentieux des FPS- assistance dans le traitement de contrats. Profils recherchés Maitrise des outils bureautiques (traitement de texte Windows, tableur Excel, messagerie électronique outlook…)
· Connaissance de l’environnement territorial avec quelques notions dans le domaine social (actions, acteurs, partenaires…)
· Qualités rédactionnelles et relationnelles,
· Rigueur et capacité d’organisation
· Respect de la confidentialité, obligation de réserve, discrétion
· Disponibilité, réactivité
· Esprit d’équipe, d’initiative
· Sens du service public, ponctualité
· Polyvalence administrative