Assistant de direction F/H

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailNon Expérience souhaitéeConfirmé ManagementNon Descriptif de l’emploi A seulement 10 minutes de Paris et avec plus de 110 000 habitants, la ville d’Argenteuil est la troisième plus grande ville d’Ile-de-France. Territoire dynamique à travers ses projets d’envergures et ses actions auprès de ses habitants, elle se caractérise notamment par son attractivité culturelle et sportive. Avec une volonté constante d’adapter ses offres de services aux besoins de la population, ce sont plus de 2500 agents qui œuvrent au quotidien au sein des services municipaux.

La ville d’Argenteuil recrute pour sa direction de l’Emploi, Formation, Insertion un(e) :

Assistant(e) de Direction H/F Missions et conditions d’exercice Sous l’autorité de la Directrice, l’assistante de direction assure les missions d’aides permanentes à la direction en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Lors de surcharges ponctuelles de missions de l’équipe: apporter l’aide nécessaire au bon fonctionnement.

A cet effet, vous effectuez les tâches suivantes :

– Assurer le lien avec la direction

– Gestion de l’agenda de la direction

– Gestion de la boîte mail de la direction (validation, avis, urgences, etc en son absence…)

– Accueil téléphonique et physique, information et orientation des personnes et des services qui sont en lien avec la DEEFI

– Gestion des réponses aux courriers relatifs aux implantations économiques (CEEVO, départements….) ou à l’emploi

– Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports officiels, notes…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser

– Prise de contact, saisie et mise à jour des bases de données utilisées – logiciel AGDE- (mise à jour des interlocuteurs, mails, fiches des partenaires et entreprises)

– Constitution et préparation de dossiers de la Direction

– Réalisation de mailings – Assurer la gestion des demandes de réservation des salles de réunion, véhicules..

– Organisation en lien avec la logistique et les assistantes de direction des services de la collectivité – Assurer la mise à jour du rétro planning de la direction

– Classer et archiver les documents et informations sur le serveur

– Assurer la gestion du véhicule de la direction et des autres équipements nécessaires au bon fonctionnement de la cellule (Foot print, réservation matériel informatique pour les ateliers….)

– Assurer la gestion et le suivi des manifestations internes et externes organisées les différentes unités de la direction (volet évènementiel)

– Suivi de l’actualité et veille économique/emploi

– Organisation et suivi du calendrier de la programmation de la direction

– Gestion des congés de l’équipe

– Commande de fournitures

– Saisie sur Air délib

– Suivi du dossier Politique de la ville (pilier 2) Profils recherchés Diplômé d’un Bac général ou professionnel, vous possédez une première expérience équivalente,

Vous avez une connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’une collectivité et d’un EPCI,

Vous possédez une très bonne expression orale et écrite et maîtrisez les logiciels de bureautique généraux : Word, Excel, PowerPoint,

Vous êtes organisé et polyvalent, et savez adapter votre discours en fonction de l’interlocuteur.