Assistant de direction (F/H)

Détails de l’offre

Famille de métierHabitat et politique de la ville > Politique de la ville Grade(s) recherché(s)Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s)Chargé ou chargée du développement territorial Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Sous la responsabilité de la directrice de l’Aménagement et de l’Espace public.
Principales missions

*Accueil du public physique et téléphonique et suivi des demandes.
*Tenue de l’agenda et réunions à organiser.
*Réalisation de notes, compte-rendu, arrêtés, permissions de voirie, autorisation d’occupation du domaine public et documents divers avec suivi de la diffusion et affichage.
*Gestion de la transmission et réponses aux courriers.
*Référente astreinte (planning, bilans, organisation…)
*Référente Plan communal de sauvegarde (PCS) (rédaction, mise à jour…).
*Gestion, instruction et suivi des commissions de sécurité des ERP (visites périodiques et dossiers d’autorisations de travaux).
*Réalisation et diffusion des bons de commande, virements de crédits et archivage sur le réseau.
*Suivi, retour et relance des demandes de travaux sur guichet unique.
*Création et mise à jour de tableaux de bord.
*Suivi des heures supplémentaires des agents avec les RH.
*Gestion des espaces publics sur les plateformes dédiées

Missions secondaires

*Enregistrement des autorisations de droit des sols dans le logiciel OXALIS.
*Organisation du classement des dossiers de la direction informatique et papier.

Missions et conditions d’exercice Principales missions

*Accueil du public physique et téléphonique et suivi des demandes.
*Tenue de l’agenda et réunions à organiser.
*Réalisation de notes, compte-rendu, arrêtés, permissions de voirie, autorisation d’occupation du domaine public et documents divers avec suivi de la diffusion et affichage.
*Gestion de la transmission et réponses aux courriers.
*Référente astreinte (planning, bilans, organisation…)
*Référente Plan communal de sauvegarde (PCS) (rédaction, mise à jour…).
*Gestion, instruction et suivi des commissions de sécurité des ERP (visites périodiques et dossiers d’autorisations de travaux).
*Réalisation et diffusion des bons de commande, virements de crédits et archivage sur le réseau.
*Suivi, retour et relance des demandes de travaux sur guichet unique.
*Création et mise à jour de tableaux de bord.
*Suivi des heures supplémentaires des agents avec les RH.
*Gestion des espaces publics sur les plateformes dédiées
Missions secondaires

*Enregistrement des autorisations de droit des sols dans le logiciel OXALIS.
*Organisation du classement des dossiers de la direction informatique et papier.
Profils recherchés Profil

*Titulaire ou contractuel, de catégorie B , filière administrative.
*Organisation et gestion du temps.
*Fonctionnement des services de la collectivité et des services techniques.
*Techniques de secrétariat.
*Maitrise de l’outil bureautique et informatique (Office, CIVIL).
*Maitrise des techniques d’accueil physique et téléphonique ;
*Qualité rédactionnelle et relationnelle.
*Sens de la responsabilité et de l’organisation.
*Devoir de réserve.