Intérim

ASSISTANT DE DIRECTION (F/H)

Publié il y a 2 jours par Randstad Grenoble
Grenoble, Isere, France
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Description du poste

Randstad vous ouvre toutes les portes de l’emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous !
Nous recherchons pour le compte de notre client, association accueillant et informant toute personne étrangère, un(e) Assistant(e) de Direction.
Vous assurez le secrétariat du pôle et assistez la direction dans la gestion administrative du pôle.
Activités principales :
¿ Assurer le secrétariat de la direction du pôle : gestion de l’emploi du temps et événements, préparation
des réunions, réalisation des comptes rendus de réunions de la direction de pôle ;
¿ Gérer et enregistrer les appels et le courrier entrant et sortant de la direction de pôle, et suivre les
actions précisées dans les courriers ; préparer les parapheurs pour mise à signature, redistribution
tracée des éléments signés (démarche de suivi et contrôle interne) ; gérer les appels à l’attention de la
direction de pôle ;
¿ Assister la direction du pôle dans la gestion administrative et matérielle du pôle ;
¿ Organiser et coordonner pour la direction du pôle la rédaction et la transmission des informations,
parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
¿ Assister la direction du pôle dans l’harmonisation des outils de travail et de communication des services
du pôle (respect de la charte graphique, utilisation des logos…) ;
¿ Assister la direction du pôle dans la collecte et le suivi des indicateurs d’activités et la réalisation des
rapports d’activité en lien avec les services du pôle ;
¿ Assurer le recueil des informations RH et comptables auprès des professionnels du pôle et leur
transmission, après validation de la direction du pôle, aux services support dans le respect des délais et
des procédures ;
¿ Collecter auprès des secrétaires du pôle, si besoin relancer, puis enregistrer les informations relatives
aux logements et aux contrats associés dans le tableau de suivi et transmettre les informations au
service comptabilité ;
¿ Apporter un appui aux secrétaires du pôle afin de favoriser l’harmonisation des procédures
administratives au sein du pôle ;
¿ Faciliter la communication au sein du pôle, avec les autres services de l’association et avec les
partenaires du pôle ;
¿ Effectuer l’ouverture des contrats de fluides et les demandes d’assurance pour les nouveaux logements
du pôle ;
¿ Effectuer le recueil des besoins en fournitures et effectuer les commandes.
Activités secondaires :
¿ Etre en soutien, si besoin, pour effectuer les déclarations de sinistres liées aux logements et assurer
leur suivi ;
¿ Participer, si besoin, au suivi des demandes et des interventions internes et externes en lien avec le
service technique ;
¿ Être en soutien pour la collecte d’informations et la mise à jour des systèmes d’information externes
dans le respect des délais (NEMOWEB).
Vous devez être titulaire d’un Bac+2 et avoir au moins 2 années d’expérience.
¿ Techniques de secrétariat ;
¿ Techniques de prise de notes ;
¿ Qualités rédactionnelles ;
¿ Méthodes de classement et d’archivage ;
¿ Techniques de gestion administrative ;
¿ Maîtrise des outils bureautiques (traitement de textes, tableur, logiciel de messagerie…).
Comportements attendus :
¿ Confidentialité, discrétion ;
¿ Polyvalence, rigueur, réactivité et respect des procédures ;
¿ Gestion des priorités et respect des délais ;
¿ Esprit d’équipe ;
¿ Adaptabilité, disponibilité ;
¿ Diplomatie, aisance relationnelle.
35 heures

Il y a 2 jours
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