Assistant de Direction H/F

Client

CreditJob , cabinet de recrutement dédié aux métiers de la gestion du risque client, recherche pour une société de recouvrement, un Assistant de Direction H/F .

Poste

CreditJob , cabinet de recrutement dédié aux métiers de la gestion du risque client, recherche pour une société de recouvrement, un Assistant de Direction H/F.

Sous l’autorité du président, l’assistante de direction accompagne la direction afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, l’assistante de direction est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

1. Administration
– Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) ;
– Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
– Accueillir physiquement les rendez-vous ;
– Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) ;
– Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…) ;
– Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
– Être amenée à gérer des dossiers de différentes natures en direct avec le président de la société.

2. Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
– Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles ;
– Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
– Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
– Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
– Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
– Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…) ;
– Compiler en un seul envoi tous les comptes rendus des différents services en procédant si nécessaire à des mails ou appels téléphoniques de rappel ;
– Gérer les notes de frais ;
– Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
– Gérer les services généraux : prestataires de nettoyage et de maintenance munication
– Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
– Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

· Formation de niveau Bac en Master (économie, gestion, lettres, langues ou droit) ou diplôme d’IEP (Institut d’études politiques) ou diplôme d’école de commerce
· Permis B obligatoire

Savoir-faire :
– Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…) ;
– Connaissances en gestion administrative ;
– Connaissance des normes rédactionnelles ;
– Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie) ;
– Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation ;
– Maîtrise de l’organisation d’événements ;
– Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord ;
– Bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langues.

Profil

· Formation de niveau Bac en Master (économie, gestion, lettres, langues ou droit) ou diplôme d’IEP (Institut d’études politiques) ou diplôme d’école de commerce
· Permis B obligatoire

Savoir-faire :
– Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…) ;
– Connaissances en gestion administrative ;
– Connaissance des normes rédactionnelles ;
– Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie) ;
– Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation ;
– Maîtrise de l’organisation d’événements ;
– Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord ;
– Bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langues.