Assistant de direction (h/f) – 22-219

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Vous êtes chargé(e) d’assurer le secrétariat du directeur et du chef de cabinet. Missions / conditions d’exercice -Gestion et coordination l’agenda du directeur de cabinet et du chef de cabinet.
-Prise des rendez-vous et suivi des audiences de la direction du cabinet.
-Réponses aux demandes diverses des administrés et des services municipaux.
-Gestion des dossiers transversaux en lien avec les partenaires institutionnels.
-Rédaction de courriers, de comptes rendus et de notes de synthèse.
-Mise en place et suivi des réunions.

Au niveau du Cabinet, vous êtes également chargé(e) des dossiers suivants :
-Gestion journalière du courrier entrant
-Gestion des vœux aux personnalités
-Elaboration et mise à jour du planning des manifestations et lien avec le service festivités et cérémonies.
-Recueil, actualisation et harmonisation de l’ensemble des fichiers contact
-Organisation des réunions : convocations, logistique,
-Gestion des dispositifs protocolaires en lien avec le chef de cabinet
-Traitement, suivi et classement des courriers/ dossiers

Profils recherchés Titulaire d’un diplôme dans le domaine du secrétariat, vous justifiez d’une expérience réussie sur un poste similaire.
Vous connaissez l’environnement de la collectivité et son fonctionnement et maitrisez parfaitement les outils informatiques. Vous êtes à l’aise à l’oral comme à l’écrit et savez adapter votre communication à vos interlocuteurs.
Vous êtes capable de transmettre les informations et de rendre compte à votre hiérarchie.
Ponctuel(le) et discret(e), vous respectez la confidentialité des données traitées.