Apprentissage

Assistant de direction (H/F)

Publié il y a 2 semaines par ORSAY
Orsay, Île-de-France
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Description du poste

Au sein de la Direction de l’immobilier et des infrastructures, et sous la responsabilité du directeur, l’assistant(e) de direction est au service d’une équipe de 5 personnes en charge de missions de maitrise d’ouvrage et en transversal avec l’ensemble de l’Etablissement. Accompagner les équipes au quotidien : n? Gérer l’agenda de l’équipe et du directeurn? Organiser les réunions internes et externesn? Centraliser les appels téléphoniques n? Prendre en charge la réception, la distribution et l’envoi des courriers n? Rédiger et mettre en forme divers documents : courriers, supports de présentation, comptes rendus de réunion, notes…n? Etablir et suivre les notes de frais des membres de l’équipen? Rédiger les ordres de mission n? Commander les fournitures et le matériel nnApporter une aide spécifique (administrative et financière) sur les dossiers pilotés par l’équipe :nn? En lien avec les membres de l’équipe et les autres directions, prendre en charge notamment la partie administrative des dossiers (actes de sous-traitance dits DC4 et bons de commandes).nnPour chaque opération :n- Préparer les documents à transmettre en respectant les délais et obligations légales à respecter pour anticiper les échéances ;n- Effectuer des relances auprès des fournisseurs, prestataires et alerter en cas non-respect des délais ;n- Compléter, envoyer et archiver les documents propres aux opérations pilotées par l’équipe : ordres de service, avenants et formulaires Cerfa de pré réception/réception des travaux ;n- Centraliser et actualiser les attestations annuelles des assurances des fournisseurs ;nProposer et ou compléter les tableaux de suivi d’activité pour partager les informations auprès de l’ensemble de l’équipe. ? De formation Bac+2 spécialisée « Assistant(e) manager ;n? Expérience de 3 ans dans un poste similaire.n? Capacité d’autonomie et sens de l’initiative ;n? Méthode et rigueur ;n? Avoir le sens et le respect des délais et des procédures juridiquesnnDans le cadre de sa politique diversité, Manpower étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap

Il y a 2 semaines
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