CDI

Assistant de direction (H/F)

Publié il y a 9 heures par CDG31
Landes, Nouvelle-Aquitaine
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Expérience souhaitéeConfirmé ManagementNon Descriptif de l’emploi Au sein de la Direction Générale du CIAS du Marsan, vous avez prioritairement en charge le suivi de l’agenda de la Direction mais également des missions d’accueil, de gestion, de préparation d’instances et de classement.
Missions et conditions d’exercice Apporter une aide permanente au Directeur du Pôle développement social et à la Directrice du Pôle à domicile
– Organiser leur agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités données par la Responsable des Affaires Générales et des directeurs
Assurer l’accueil physique et téléphonique du Secrétariat de Direction
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages en fonction des priorités
– Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Gérer le courrier de la Direction du CIAS
– Enregistrer le courrier relatif à la Direction et présentation à chaque Directeur concerné, puis suivi des suites à donner
Préparer les Instances et des dossiers liés à la Direction
– Préparation de tous les documents relatifs :
* Au Conseil d’Administration : convocation, ordre du jour, préparation des projets de délibérations en lien avec les responsables et directeurs de service, délibérations, réalisation du compte-rendu et procès verbal, enregistrement en Préfecture des délibérations, etc
* Au Débat d’Orientation Budgétaire : préparation des dossiers en lien avec les responsables et directeurs de service
Réaliser la comptabilité d’engagement
– Soutien si nécessaire pour l’engagement des factures des budgets Direction, SAAD-Service d’Aide et d’Accompagnement à domicile, PAD-Portage à domicile, SSIAD-Service de Soins Infirmiers à domicile, RPE-Relai Petite Enfance, PFS-Plateforme Sociale
Assurer des travaux de bureautique variés
– Rédiger tout type de document pour la Direction (courriers, notes de service, notes d’information, etc)
– Dématérialiser des actes administratifs
– Organiser le classement et l’archivage des dossiers et courriers
CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu d’affectation : Siège du CIAS du Marsan
Temps complet Profils recherchés BTS Assistant de Direction / Assistant de Gestion exigé et/ou expérience significative sur poste similaire
Savoirs théoriques :
Connaître la législation, l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales
Connaître les règles de l’expression orale et écrite
Avoir une parfaite maîtrise de l’environnement bureautique et informatique
Connaître les circuits et procédures administratives
Savoirs faire :
Savoir s’organiser et gérer son temps
Savoir hiérarchiser l’urgence des demandes
Savoir prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
Savoir respecter la confidentialité des informations traitées et communiquées
Savoir analyser, restituer et transmettre l’information orale et écrite sous forme de synthèse
Savoir-être :
Discrétion et confidentialité
Polyvalence
Autonomie, rigueur
Capacités d’adaptation
Bon relationnel

Il y a 9 heures
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