Assistant de direction- H/F

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Agent de maîtrise
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l’emploi Le Département des Yvelines est un acteur social de proximité de premier ordre au bénéfice des personnes âgées, des personnes handicapées, de la famille, de l’enfance, plus généralement des Yvelinois en situation de précarité, soit environ 350 000 personnes, que leur besoin d’aide soit ponctuel ou chronique (Budget, hébergement/logement, insertion socio-professionnelle, RSA autonomie, etc.).

Pour accomplir ces missions, ce ne sont pas moins de 300 collaborateurs qui se mobilisent au siège du Département et 1 200 sur le terrain, notamment au sein des Territoires d’Action Départementale (TAD).

Au nombre de 5, les Territoires d’Action Départementale sont chargés de déployer sur un territoire donné les politiques sociales du Département. Ils sont le point de contact privilégié entre les Yvelinois et les services sociaux sous compétence départementale. Ils font également l’interface entre le Département, les élus locaux et le tissu associatif, tout en assurant une écoute active des besoins du territoire et de ses habitants, afin de les remonter au niveau des Directions du Département. Ils garantissent enfin l’égalité du service public pour tous, sur l’ensemble du territoire départemental.

Chaque TAD dispose de structures d’accueil réparties sur son territoire (sites administratifs, secteurs d’action sociale, centres de PMI, de planification familiale, etc) et compte des équipes pluridisciplinaires (puéricultrices, assistants sociaux, médecins, éducateurs spécialisés, psychologues, sage-femme, agents administratifs, référents logistiques…) chargées de traduire en actes la politique de solidarité du Département.

Au sein du Secrétariat Général du TAD (Territoire d’Action Départementale) et sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire Général, l’Assistante de Direction apporte une aide permanente au directeur de territoire et au secrétariat général ainsi qu’un soutien technique aux Responsables de Pôles.

Dans le cadre de cette dynamique, nous recherchons notre prochain Assistant de direction.
Il s’agit d’un poste permanent.

Votre principal objectif ?
Assurer ponctuellement l’intérim du secrétariat du Directeur du TAD et la gestion de dossiers spécifiques. Missions / conditions d’exercice En tant qu’assistant de direction votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :

Tout en assurant la continuité du service du Secrétariat Général, l’assistante de direction assure en binôme :

ACCUEIL ET COMMUNICATION :
– Effectuer l’accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la direction ;
– Participer à la diffusion des informations auprès des agents du territoire.

MISSIONS DE SECRETARIAT :
– Gérer l’organisation des réunions de la directrice et du secrétaire général (planification, logistique liée à la réunion, ordre du jour, compte rendu, suivi) ;
– Procéder à la gestion du courrier et des parapheurs de la Direction (suivie, classement, archivage) ;
– Réaliser la rédaction et la mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus, tableaux de bord ;
– l’assistanat des responsables de pôles ;
– Accomplir la gestion des tableaux de suivi de l’activité des différents pôles ;
– Mettre à exécution la validation des aides financières (aides exceptionnelles, FAJ Formation) et des interventions sociales.

MISSIONS RH :
– Réaliser la gestion de la calculette pour l’ensemble des collaborateurs du territoire et le suivi des absences et congés ;
– Etre un appui auprès des agents sur les outils informatiques (Notilus).

LOGISTIQUE :
– Suivre et gérer :
* Des commandes : fournitures, papier, enveloppes, consommables ;
* Du parc informatique (photocopieurs, recensement matériel des agents) ;
* Des déménagements mobiliers, commandes de matériel, etc. ;
* Le suivi de la gestion du parc automobile.
– Effectuer la gestion du bâtimentaire en lien avec les agents logistiques (logiciel Symphonie, demande et suivi des interventions sur les différents sites) ;

L’assistante de direction sera également en appui du secrétaire général concernant les dossiers spécifiques, le suivi des échéances des projets, les actions du TAD (réalisation de travaux de synthèse, veille au respect des règles et procédures).
Profils recherchés Vous faires preuve de discrétion et respectez la confidentialité des informations que vous serez amené à traiter. Vous possédez des compétences confirmées en bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Klaxoon, Canva, Solis, Business Object).

Disponible, rigoureuse, organisée et autonome, vous avez le goût du travail en équipe et vous possédez une réelle aisance relationnelle et rédactionnelle.

Envie de nous rejoindre et de mettre votre ambition au service de ce qui compte vraiment ?

FORMATION:
Titulaire d’un bac/bac +2 minimum type BTS secrétariat/assistanat de direction.

EXPERIENCE :
Au minimum 4 ans d’expérience en assistanat de direction.

SAVOIR :
-Connaissance générale au sein de l’organisation et services du Département ;
– Connaissances de Air Délib et Grand Angle seraient très appréciées.

SAVOIR FAIRE :
– Vous possédez des compétences confirmées en bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Klaxoon, Canva, Solis, Business Object).
– Capacité rédactionnelle indéniable ;
– Goût pour le service public ;
– Aptitude à travailler en équipe ;
– Savoir gérer les priorités ;
– Savoir rendre compte et alerter.

SAVOIR ETRE :
– Capacité à travailler auprès de différents interlocuteurs ;
– Rigueur, méthode et travail en autonomie ;
– Faire preuve de patience et diplomatie ;
– Discrétion et respect de la confidentialité sur le suivi des dossiers.

AUTRES INFORMATIONS :
* Date de démarrage souhaitée : Dès que possible.
* Durée du contrat et modalités contractuelles : Poste Permanent du Secteur Public : recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou CDD de 36 mois pour les contractuels (renouvelable).
* Localisation : Rambouillet