Assistant de direction H/F (H/F)

Quelle est votre mission ?

Rattaché(e) au Président et Directeur Général , vous les assisterez afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de leurs activités.

Vous serez la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à les seconder.

Quelles sont vos principales activités ?

Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien des dirigeants (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des dirigeants (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Assister aux réunions, rédiger les convocations et les comptes rendus.
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle.
Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
Gérer les notes de frais.
Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
Organisation d’évènements internes (séminaires, meetings, etc) et externes (inaugurations, relations publiques, etc.) et communication corporate (réseaux sociaux, relations presse, etc.) en coordination avec le Marketing

Quelles sont vos compétences ?

Formation de niveau Bac +2/3 minimum : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI
Expérience minimum de 3 ans en assistanat de direction
Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé outlook, web conférence, réseau social d’entreprise…)
Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
Maîtrise de l’organisation d’événements
Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
Connaissance d’un ERP (type SAP)
Bon niveau d’anglais, allemand ou néerlandais apprécié

Assurer un accueil téléphonique

Assurer la gestion administrative et financière d’une activité

Faire preuve de rigueur et de précision