CDI

ASSISTANT DE DIRECTION MAITRISE D’OUVRAGE DES PROJETS D’INFRASTRUCTURE DE MOBILITÉ (F/H)

Publié il y a 5 jours par cdg69
Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes
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Description du poste

Missions

Organiser la vie professionnelle du directeur et du directeur adjoint :

• tenir à jour les agendas,

• organiser et planifier les rendez-vous et réunions,

• Organiser les réunions de direction et rédiger les compte-rendus,

• gérer les messageries Outlook en leur absence (congés..) : tri, traitement des messages et redistribution par ordre d’importance,

• Classer et archiver les documents contractuels et les dossiers.

Gérer le courrier de la direction :

• réceptionner le courrier, le diffuser au sein de la direction,

• identifier les courriers importants, les signaler, en assurer le suivi, assurer les relances,

• saisir les courriers, notes et rapports, assurer leur reproduction et leur diffusion,

• classer le courrier.

Être référent RH de la direction :

• Élaborer et suivre le tableau des congés de l’ensemble des agents de la direction.

• Être relai GESTOR (outil de congés et badgeage) au sein de la direction (correction des anomalies de badgeage…)

• Centraliser les demandes de télétravail, cas particuliers RH…

• Être en lien avec la direction des RH sur les questions posées par les agents ou les évolutions au sein de la collectivité

Gérer les arrivées et départ de la direction

• Organiser de manière pro active l’accueil matériel des nouveaux arrivants et des stagiaires (obtention de badges d’accès, matériel…)

• Organiser de manière pro active le départ des agents quittant la direction (remise de matériel, information du remplacement…)

• Faire évoluer la check list des actions à mener en fonction des retours d’expérience

Rédiger des courriers, des notes, ou des diaporamas

• en autonomie pour des réponses à des courriers simples,

• sur la base d’éléments fournis par le directeur ou le directeur adjoint, pour des sujets plus complexes,

Pour quelques projets d’infrastructures de mobilité affectés :
• Gérer le courrier des chefs de projet :
o rédiger ou préparer les courriers, notes et rapports, assurer leur reproduction et leur diffusion,
o scanner et classer les documents/courriers
• Rédiger les projets de délibérations, les saisir dans e-delib
• Assurer l’assistance à la rédaction des dossiers de demande de subvention/conventionnement
• En cas de maîtrise d’ouvrage déléguée, assister les chefs de projets dans le suivi de la convention de mandat :
o Assurer le suivi des documents à transmettre et transmis
o Diffuser les documents nécessaires, après validation du chef de projet
o Préparer le dossier de remise des ouvrages
• Sous la responsabilité des chefs de projet, suivre le processus d’achèvement des opérations, depuis les opérations préalables à la réception jusqu’à la levée complète des réserves et fin de la garantie de parfait achèvement :
o créer si nécessaire et mettre à jour le tableau de bord de suivi de levée des réserves pour l’ensemble des marchés,
o relancer le maître d’œuvre dans la levée des réserves
• Gérer les bons de commande
• Assister les chefs de projets dans la gestion financière des marchés (suivi des engagements, des paiements, tableau de bord de suivi financier, fiches marchés…)
Assister les chefs de projets dans la gestion financière des marchés (suivi des engagements, des paiements, tableau de bord de suivi financier, fiches marchés…)

• Assister les chefs de projets dans la gestion administrative des marchés (renseigner le tableau d’échanges avec la DACHA, préparer les ordres de services, assurer le pilotage du tableau de suivi des marchés…)

• Apporter une assistance générale en fonction des actualités des projets dans différents domaines (réunions, communication, concertation…) et maintenir les échanges avec les autres directions.

Profil: 

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

– Bonne connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels de bureautique, du fonctionnement de l’internet,

– Connaissances de base en matière de réglementation des marchés publics,

– Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite,

– Savoir gérer son temps et les priorités au quotidien,

– Savoir gérer des agendas selon les priorités définies par la direction

– Savoir gérer les messages téléphoniques et électroniques

– Savoir rappeler des informations importantes,

– Savoir organiser le classement et l’archivage des dossiers,

– Savoir saisir et mettre en forme tous types de documents,

– Savoir rédiger des courriers, des notes, des rapports,

SAVOIR-ETRE :

– adaptabilité et esprit d’initiative

– sens du contact , de l’accueil , et du travail en équipe

– rigueur, logique, méthode et organisation

– qualités rédactionnelles et orales

– discrétion

Emploi ouvert aux fonctionnaires et aux agents contractuels sur le fondement de l’article 3-3 2° de la loi n° 84-53 du 26/01/1984.

Les entretiens se dérouleront le 14 septembre 2022.

Il y a 5 jours
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