CDI

Assistant de direction pour la Direction Générale (H/F)

Publié il y a 2 semaines par Ville de Malakoff
Malakoff, Île-de-France
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Description du poste

Missions

 :

Rattaché(e) à la Direction Générale, sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général Services et fonctionnelle des 3 Directeurs Généraux Adjoints des Services, vous apportez une aide permanente aux membres de la Direction Générale en terme d’organisation, de gestion, de communication, d’informations, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous organisez des réunions et rendez-vous.

Vous collaborez étroitement avec les assistantes du cabinet de Madame La Maire et des directions.

  • Organisation de la vie professionnelle des membres de la Direction Générale  :
  • Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités.

    Rappeler les informations importantes et transmettre les messages.

    Assurer le suivi de dossiers spécifiques.
    Organiser les déplacements.

  • Organisation et planification des réunions  :
  • Organiser les différentes réunions et RDV (convocation, réservation de salle et de matériel, préparation des dossiers, …).

    Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions.
    Rédiger les comptes-rendus, le cas échéant.

  • Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et/ou de documents.
    Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
    Organiser le classement et l’archivage des dossiers.

  • Accueil téléphonique et physique  
  •  Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent.
    Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
    Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et numériques.

    Compétences/Profil

    Savoir s’organiser et gérer son temps

    Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et leurs enjeux

    Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse
    Connaître les principes rédactionnels du compte rendu

    Maîtriser les techniques de secrétariat

    Maîtriser les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
    Elaborer et tenir des tableaux de bord et outils de planification et suivi

  • Savoir-être
  • Grande discrétion professionnelle

    Capacité à travailler dans l’urgence

    Rigueur et organisation

    Très bon relationnel

    Spécificités

    Pics d’activité

    Interlocuteurs internes et partenaires institutionnels très divers

    Condtion d’emploi

    Rémunération

    Selon conditions statutaires – prime de fin d’année, participation de l’employeur à une mutuelle labellisée

    Comité d’action sociale et culturelle

    Restauration d’entreprise

    Conditions d’exercice

    Poste à temps plein à raison de 37 h 30 hebdomadaires

    25 jours de congés annuels et 15 jours de RTT

    Il y a 2 semaines
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