Assistant de direction Visite Médicale France & Direction BU (h/f)

Votre mission

Rattaché(e) à notre Directrice Nationale de la Visite Médicale France, vous prendrez en charge son assistanat et assurerez les missions principales suivantes :
Organisation :
– Organisation de réunions (réservations de salles, préparation de visioconférences, compilation de documents en amont des réunions, préparation des ordres du jour, diffusion de compte-rendu).
– Organisation des déplacements.
– Organisation des réunions internes, des rendez-vous clients, des réunions de préparation des cycles commerciaux (réservation billets, hôtel, salle…)
– Organisation des séminaires VM-VMH et RDH (sélection et gestion de la relation avec les prestataires, gestion des acheminements de collaborateurs réseaux) présence pendant la durée de l’évènement pour la coordination de l’évènement.
– Organisation des séminaires nationaux (sélection et gestion de la relation avec les prestataires, alignement avec les équipes DSI, gestion des acheminements des collaborateurs réseaux et siège concernés) en binôme avec sa collègue Assistante Réseau Pharma.
– Organisation logistique ponctuelle d’évènements (ex visites du site de Messimy pour des professionnels de santé)
– Présence aux réunions en visioconférence avec les responsables régionaux, prises de notes et rédaction des comptes-rendus
– Interface entre les différents collaborateurs et la Directrice du Réseau de Visite Médicale.
– Faciliter l’intégration du futur Directeur France.

Administratif :
– Assistanat administratif (gestion des agenda, courriers, notes de frais Notilus, gestion des congés)
– Gestion des factures dans le logiciel SY
– Demandes d’achat et suivi budgétaire
– Centralisation et archivage de documents
Spécifique métier :
– Réalisation de tableaux de bord, compilation de données terrain
– Accompagnement à la gestion de projets transversaux
– Mise en forme de présentations Powerpoint

Votre profil

De niveau BTS, vous avez une expérience significative (minimum 3-5 ans) en assistanat de direction, idéalement dans le secteur pharmaceutique.
Idéalement, vous parlez et écrivez en anglais.
Vous maitrisez les logiciels standards (Word, Excel, Power Point, Outlook) et en bonus les applications spécifiques Boiron (X3, Basware, Notilus).