Assistant de la Direction du petit cycle de l’eau et du service Etudes et travaux H/F

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Au sein de la direction Petit cycle de l’eau, plus précisément du service Etudes, travaux et innovation, l’assistante doit :
-Assurer la bonne transmission des informations émises par les agents du service vers les interlocuteurs externes et/ou internes et réciproquement.
-Assurer le secrétariat du service, notamment l’assistanat du responsable (gestion d’agenda, planifier des réunions)
-Instruire des dossiers en lien avec les agents du service
Missions / conditions d’exercice Secrétariat du service :

– mise en forme et suivi des courriers simples et en RAR, courriers en publipostage, bordereaux d’envoi… relatifs à toutes les activités du service
-gestion du courrier arrivé au sein du service : enregistrement départ / arrivé (numérisation)
– mise en forme et suivi des documents numériques préalables aux instances syndicales (rapports, délibérations, arrêtés…)
– relation téléphonique avec les interlocuteurs extérieurs
-gestion des bons de commandes sur demande du responsable et/ou des agents du service (Elaboration, suivi et transmission)
– organisation de réunions et rendez-vous du service et de la direction (copil, réunion avec les partenaires extérieurs, réunions de service…)
– rédaction des comptes rendus des réunions de service et autres réunions le cas échéant
– tenue de l’accueil du SIARCE de manière occasionnelle

Gestion de dossiers :
– participation pro-active à l’élaboration de rapports et bilans : rapport d’activité, divers bilans/rapports, SISPEA …tout ce qui relève de l’activité de la direction

Suppléance auprès des autres secrétariats :
-Régisseuse suppléante pour la régie eau potable
-Remplacement prioritairement de la Régisseuse/assistante de la Direction des Régies, secondairement des assistantes du service Exploitation lors des congés/absences
Profils recherchés FORMATION + EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE ADAPTÉES AU POSTE

*Diplôme/formation : BUT, BTS (ATI, AM, secrétariat, gestion, comptabilité…), Bac pro AGOrA
*Connaissance des logiciels utilisés pour la frappe et la mise en forme des documents informatiques émis par les agents du service (courriers, points de bureau et comité…)
*Aisance relationnelle pour l’accueil téléphonique
*Goût pour le domaine technique de la direction (assainissement et eau potable)

APTITUDES REQUISES POUR OCCUPER LE POSTE

*Rigueur, sens de l’organisation
*Aisance rédactionnelle
*Autonomie
*Dynamisme
*Réactivité
*Bon relationnel
*Travail en équipe
*Sens du service public