CDI

ASSISTANT-E DE DIRECTION

Publié il y a 2 semaines par ARS NOUVELLE AQUITAINE
Poitiers, Nouvelle-Aquitaine
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Description du poste

Contexte

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

Direction : Délégation départementale de la Vienne

Service : Direction

Localisation géographique du poste : Poitiers

Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général :

Catégorie : Employé-e

Niveau : 4 ou 5A

Si vous n’êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d’une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable.

Poste d’encadrement : Non

Fonction soumise à DPI : Non

Fonctions télétravaillables : Non

L’ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l’Agence. Elles sont en particulier l’interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements de santé…et, encouragent le développement d’une politique de proximité avec une vision intégrée de l’ensemble du champ de compétence de l’ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d’action de l’ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité.

Ainsi, la Délégation Départementale de la Vienne est composée de trois pôles dont la reconfiguration est en cours :

– un Pôle santé publique et santé environnementale (PSPE),

– un Pôle service public de proximité,

– un Pôle animation territoriale et parcours de santé (PTPS).

Enfin, les missions de démocratie sanitaire, médicales et support sont rattachées directement à la Direction.

Mission/Activités

Définition du poste : Placée auprès de la directrice et, le cas échéant, d’autres membres de l’équipe de direction, il/elle l’assiste dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Activités essentielles :

  • Assurer l’organisation des agendas de la direction,
  • Organiser les différentes réunions présidées par la direction en s’assurant de la présence des membres siégeant,
  • Gérer les déplacements de la directrice et de son adjointe, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction,
  • Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition de la directrice en temps utile,
  • Evaluer, signaler et orienter les urgences,
  • Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs,
  • Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction et Elise (GED/GEC : Gestion Electronique de Documents/Courriers),
  • Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels,
  • Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers…
  • Activités annexes :

  • Gérer les dossiers des DH et D3S en lien avec la direction (recrutement évaluation intérim…),
  • Suivre les dossiers d’évaluation des directeurs d’établissements publics.
  • Relations internes : Ensemble des directions de l’agence.

    Relations externes : Ministères, Préfecture, Conseil Départemental, services de l’Etat, professionnels de santé, établissements et services sanitaires et médico-sociaux du département, usagers….

    Spécificités du poste / Contraintes : Contraintes horaires

    Rattachement hiérarchique : Directrice départementale et Directrice adjointe

    Compétences

    Connaissances :

    BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

    ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

    GESTION DE L’INFORMATION

    TECHNIQUES DE RÉDACTION

    Savoir-faire :

    COMMUNIQUER

    CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT

    PRIORISER

    ARCHIVER

    RENDRE COMPTE

    RÉDIGER

    Savoir-être :

    AISANCE RELATIONNELLE

    RÉACTIVITÉ

    DISPONIBILITE

    ÊTRE AUTONOME

    ESPRIT D’INITIATIVE

    FACULTÉ D’ADAPTATION

    FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

    SENS DE L’ORGANISATION

    Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

    Formation

    Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine.

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