CDI

Assistant-e de direction

Publié il y a 3 jours par INRAE
Magny-les-Hameaux, Île-de-France
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Description du poste

Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Votre unité d’affectation (collège de direction, CODIR), est la structure opérationnelle du collège de direction d’INRAE qui définit et met en place la stratégie de l’Institut. L’unité Codir assiste le président, la direction générale et les trois directeurs scientifiques, Agriculture, Alimentation et Bioéconomie, Environnement, pour la mise en oeuvre des actions initiées dans le cadre du Collège de direction et assure la gestion des moyens communs.

Votre activité s’inscrira dans le cadre des missions de la Directrice Scientifique Alimentation et Bioéconomie.

Environnement de travail, missions et activités

Au sein de cette unité, vous assisterez donc la Directrice Scientifique Alimentation et Bioéconomie et ses deux adjoints sur les missions dont ils ont la charge afin d’optimiser la gestion de leur activité.

Ce périmètre d’activités sera amené à s’étendre à moyen terme à d’autres domaines scientifiques.

Pour mener à bien ces missions, vous serez en forte interaction avec :

  • Les équipes des directions scientifiques, en particulier les autres collègues assistantes, de la direction générale déléguée Science et Innovation, les chefs de départements scientifiques de l’Institut, les présidents de Centre
  • Le cabinet et les assistant.e.s de la Direction Générale et des trois Directeurs généraux délégués
  • Les gestionnaires du Collège de Direction et les autres directions du Centre siège
  • Des partenaires externes (ministères, partenaires français et étrangers…).
  • Les activités que vous exercerez s’articuleront autour de 3 grands domaines :

  • Aide au fonctionnement de la Direction scientifique :
  • accueil téléphonique, gestion des agendas, des courriers (gestion de la correspondance reçue, rédaction de courriers de réponse, diffusion en interne et en externe) et des parapheurs (enregistrement et suivi), gestion administrative (gestion de déplacements, devis, fournitures, classement et archivage…)
  • planification des réunions de la Direction scientifique ou des réunions spécifiques, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers ; si besoin, y assister et contribuer à l’élaboration des relevés de décision
  • suivi des partenariats : élaboration et suivi d’un tableau de bord de synthèse, appui au suivi des accords (archivage des documents, appui à l’organisation de réunions de suivi scientifique…)
  • 2. Appui à l’organisation de concours et au suivi budgétaire :

  • contribution au pilotage et à l’organisation matérielle des concours de Directeurs de recherche de 2ème classe, de chargé de recherche de classe normale sur projets et de la procédure d’avancement au grade de Directeur de recherche de 1ère classe en lien avec les différentes parties prenantes
  • préparation du budget de la Direction scientifique en lien avec les équipes et suivi de son exécution en lien avec les gestionnaires du centre et des unités
  • ​​​​​​​3. Aide à la mise en place d’actions d’information et de communication :

  • formalisation et animation des espaces collaboratifs de travail internes à la Direction scientifique (type Sharepoint)
  • contribution à l’organisation matérielle et logistique d’événements (séminaires, webinaires, colloques…) pilotés par la Direction scientifique
  • Vous pourrez être amené.e à assurer un appui administratif ponctuel à l’unité d’appui au Collège de direction : organisations de réunions ou de colloques, gestion des déplacements de leurs membres et frais liés, constitution des dossiers, etc.

    Ce poste peut exiger des horaires décalés en cas d’urgence ou de surcharge.

    Formations et compétences recherchées

    BTS/DUT (Bac+2)

    Formation recommandée : Secrétariat de direction

    Formation, compétences et expérience recherchées :

  • Assistant(e) de direction expérimenté(e), autonomie, prise d’initiative, polyvalence, adaptabilité, réactivité, rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité.
  • Maîtrise de la rédaction de rapports et de documents.
  • Maîtrise de la conception de tableaux de bord et de bases de données.
  • Sens du relationnel, du travail en équipe.
  • Maîtrise des outils bureautiques dont outils spécifiques (agendas partagés, gestion dématérialisée des parapheurs à venir, outils internet et intranet, outils de dossiers partagés).
  • Une connaissance de l’anglais serait appréciée.
  • Votre qualité de vie à INRAE

    En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

    – jusqu’à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
    – d’un soutien à la parentalité : CESU garde d’enfants, prestations pour les loisirs ;
    – de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
    – d’un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
    – de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
    – d’activités sportives et culturelles ;
    – d’une restauration collective.

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