assistant-e de direction

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Dans le respect du fonctionnement posé par la collectivité, vous structurez et organisez le fonctionnement administratif de la direction et les principaux processus liés (gestion des courriers entrants et sortants, coordination de l’accueil physique et téléphonique, circulation des notes et des parapheurs, gestion des délibérations, lien avec le secrétariat général). Vous animez à ce titre le réseau des assistant-e-s des services de la direction et impulsez une culture administrative partagée et un dialogue régulier. Vous contribuez à la communication interne de la direction par la mise en place d’outils transversaux.
Vous assurez le secrétariat de direction : gestion de l’agenda du-de la directeur-rice, et autant que de besoin de son-sa adjoint-e, accueil physique et téléphonique de la direction, préparation des dossiers quotidiens, gestion du classement électronique et papier de la direction.
Missions et conditions d’exercice ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Structure le fonctionnement administratif de la DRH :
*Organiser et structurer les processus transversaux administratifs de la direction en coordination de l’ensemble des secrétariats des services.
*Animer le réseau des assistant-e-s de la direction et mettre en place des outils partagés qui permettront l’harmonisation des pratiques.
*Suivre, en amont de chaque conseil municipal et eurométropolitain, les différentes étapes du processus délibératif et solliciter la validation des élus.
*Organiser le circuit du courrier entrant et sortant.
*Suivre le circuit des notes et assurer un reporting régulier des sujets sensibles à la direction.
*Contribuer à la cohésion de la direction et à la politique de communication interne (transmission d’informations transversales, organisation de moments de convivialité et d’échanges réguliers, appui au chargé de communication interne pour les aspects logistiques).

Assure le secrétariat de la direction des ressources humaines :
*Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction.
*Gérer l’agenda du/de la directeur-rice et le cas échéant de son-sa adjoint-e, anticiper les échéances, prioriser les imprévus.
*Préparer, pour les sujets les plus sensibles, des dossiers en amont et assurer le suivi des retours de réunions de la direction.
*Mettre en place des outils de pilotage pour le binôme de direction (ex. calendrier des congés, tenue à jour des contacts…).
*Organiser et assister à certaines réunions (convocation, réservations des salles, préparation des dossiers, rédaction des comptes rendus, etc…)
*Assurer le suivi administratif des dossiers sensibles et l’archivage papier et électronique de la direction, conformément au plan de classement que vous aurez proposé.
*Assurer le tri et la diffusion du courrier (tri enregistrement, distribution, suivi du délai de réponse, expédition, classement et archivage), et veiller à la mise forme et à l’application de la charte graphique.
*Rédiger notes et comptes-rendus, notamment lors de votre participation à des réunions en présence de la direction.
Profils recherchés *BEP secrétariat, BAC pro secrétariat, BTS assistante de Direction.
*Expérience en secrétariat de chef de service souhaitée.
*Expertise du fonctionnemet et des procédures de l’Adminstration ( notammanet circuit courrier)
*Expertise en techniques de secrétariat.
*Maîtrise des techniques et outils de communication.
*Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers ( Elise, Airelibs,…)
*Maîtrise des règles d’orthographe de syntaxe et de grammaire.
*Capacité à organiser son travail, et pouvoir gérer simultanément plusieurs demandes.
*Capacité à gérer les urgences et respecter les délais.
*Capacité à travailler en équipe.
*Capacité à s’adapter à différents-es interlocuteurs- trices.
*Polyvalence.
*Sens relationnel et goût de la communication.
*Organisation, rigueur, sens des priorités.
*Autonomie, sens des responsabilités, réactivité et flexibilité.
*Discrétion professionnelle.