CDI

Assistant-e de direction.

Publié il y a 5 jours par EUROMETROPOLE DE STRASBOURG
null, Alsace
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Descriptif de l’emploi Sous la responsabilité de la directrice, vous lui apportez une aide administrative permanente et réactive en termes notamment de coordination, d’anticipation, d’organisation, et un appui au fonctionnement général et transversal de la Direction des Solidarités santé et jeunesse (DSSJ).

Vous collaborez avec la directrice, le directeur adjoint et les services de la direction, en lien fort avec le secrétariat de la Direction générale, la Direction générale adjointe, du Cabinet, des élus-es, et des différentes directions de la collectivité.
Vous êtes l’interface entre les directions, les partenaires extérieurs et les élus-es.
Missions ACTIVITÉS PRINCIPALES:
*Organiser les réunions/tenir les agendas :organiser et gérer l’agenda de la directrice,du directeur adjoint ,organiser les réunions de travail (convocation participants, réservation salles, matériel…),préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rdv,gérer les urgences, organiser les priorités,préparer et anticiper les ordres du jour des réunions de direction, participer et rédiger le compte-rendu.
*Gérer les courriers, les notes et les mails.
*Assurer une veille permanente pour le respect des délais (délibérations, visas…) :réceptionner et faire suivre les courriers, notes, mails et enregistrer dans le logiciel, relancer, respecter les délais,assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées,mettre en forme divers documents (compte-rendu, notes…) et respecter les circuits et les procédures.
*Assurer l’accueil téléphonique et physique :gérer les appels,recevoir,filtrer,renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur-trice, apprécier l’urgence,permanence du secrétariat à l’échelle de la Direction (infos générales).
*Assister le fonctionnement général et transversal de la Direction – Veille permanente : suivi en autonomie et en anticiper les process de travail : engagements de la Maire/Présidente, délibérations, notes…,mettre en place d’outils structurant pour fluidifier le fonctionnement transversal de la Direction,réunions de direction : compte-rendu, ordres du jour, planification,organiser les vœux et évènements transversaux (séminaires) de la Direction.
*Coordonner les secrétariats de la DSSJ :fiabiliser la permanence d’accueil de la Direction (planning, documents rapports transversaux), animer les réunions des assistant-es,fiabiliser les processus de travail transversaux (Notes, délibération, représentations…),accueillir des nouveaux/nouvelles collègues assistant.es (connaissance de la direction et prise en main des logiciels métiers et procédures)

ACTIVITÉS SECONDAIRES:
*Organiser des évènements (séminaire, COPIL, réunion partenariale) pour les chargé.es de mission rattaché.es à la Direction
*Etre le/la référent-e informatique pour la direction et les départements rattachés à la direction adjointe.
*Etre le/la référente Archives de la Direction : veille à la diffusion des bonnes pratiques
*Gérer l’arborescence informatique
*Gérer le listing partenaire de la Direction
*Gérer des SHARECAN de la Direction (mise à jour des documents de la direction : Organigrammes…)
*Assurer le secrétariat du service en binôme avec l’assistante du service AGR.
Profils recherchés *BTS assistant manager.
*Expérience souhaitée en assistanat de manager.
*Connaissance des procédures internes de l’Eurométropole de Strasbourg, et culture administrative.
*Capacités rédactionnelles.
*Maîtrise de l’outil bureautique (Pack Office).
*Autonomie et capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d’urgence.
*Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
*Discrétion et diplomatie.
*Qualités relationnelles, esprit d’équipe et adaptabilité à des interlocuteurs-trices variés-es.

Dans le cadre de la réflexion continue sur son organisation, la DSSJ travaille sur le fonctionnement de l’équipe de direction et l’évolution du rattachement des missions transversales. Dans ce cadre, le missions du secrétariat de direction pourraient évoluer marginalement. Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Il y a 5 jours
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