assistant-e de direction

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l’emploi Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

La Direction de l’Architecture et du patrimoine regroupe en son sein tous les services et fonctions  » support  » nécessaires à la maintenance au développement et à la gestion des patrimoines immobiliers de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg.
Elle compte 217 postes permanents, gère un budget d’investissement de 120 à 140 millions d’euros et 700 lots de marchés publics.
Missions / conditions d’exercice Vous assurez le secrétariat du directeur et du directeur adjoint, les assistez au quotidien dans leurs missions. Vous participez au bon fonctionnement de la direction. Vous êtes la/le référent-e auprès des assistantes de la direction en matière de procédures administratives (courriers sensibles, Elise).

Activités principales :
*Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction.
*Assurer le secrétariat du directeur et du directeur adjoint: frappe, tri du courrier, classement, fax, archivage, etc…
*Gérer l’agenda du directeur, du directeur adjoint, le calendrier des congés de l’équipe de direction, la mise à jour des carnets d’adresses, les calendriers structurants de l’activité : calendriers des conseils EMS ou Ville, etc…
*Assurer la veille des agendas et ordres du jour des commissions et des diverses instances de pilotage auxquelles participe le directeur ou un membre de l’équipe de direction.
*Organiser les réunions, préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur et directeur adjoint (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…) pour le directeur et le directeur adjoint.
*Assister aux réunions de direction pour la prise de notes, en rédiger le compte-rendu, en préparer l’ordre du jour avec le directeur et le responsable ressources humaines.
*Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
*Mettre en forme divers documents (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…
*Assurer le suivi des délibérations en lien avec les assitantes des services et des articles de presse relatifs aux projets pilotés par la Direction (classement et diffusion).
*Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
*Contribuer en appui au directeur et au directeur adjoint à la transmission de pièces administratives aux différents services de l’EMS et aux partenaires extérieurs-es.
*Assurer la transmission d’informations administratives générales au sein de la direction.
*Coordonner la présence des secrétaires des services, la mise en œuvre de nouvelles pratiques (ex : nouvelle charte graphique…) au sein du réseau des assistantes de la direction, en lien avec la responsable ressources humaines et affaires générales.
*Assurer la fonction de correspondant délibérations pour la direction.
*Assister le pôle de direction dans les tâches liées à la coordination de la communication à la direction : préparation et/ou mise en forme de dossiers, courriers, rapports, mise à jour de tableaux de bord de suivi, etc…
*Gérer les plannings des salles de réunion, de prêt du matériel partagé (vidéoprojecteur, ordinateur portable, etc…).

Activités secondaires :
*En l’absence des secrétaires et/ou assistantes de service, assurer l’intérim en termes de secrétariat et de gestion des appels téléphoniques.
Profils recherchés *Bac à bac+2 assistanat de direction, ou équivalent.
*Expérience confirmée en assistanat de direction.
*Expertise en techniques de secrétariat.
*Maîtrise des logiciels de bureautique.
*Maitrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
*Connaissance des procédures internes et des organigrammes de la direction et de l’EMS appréciée.
*Savoir gérer les urgences et les priorités.
*Savoir organiser et tenir des échéanciers.
*Savoir organiser les réunions.
*Savoir faire preuve de discernement et savoir prendre des innitiatives.
*Savoir s’adapter à son interlocuteur-rice.
*Capacité à gérer des données confidentielles et sensibles.
*Capacité à renseigner et orienter.
*Qualités rédactionnelles.
*Sens du relationnel, goût du contact, amabilité et réactivité.
*Discrétion professionnelle.

CONDITIONS D’EXERCICE :
*Localisation : Immeuble 2 rue de la Fonderie 67000 STRASBOURG.
*Participation aux permanences téléphoniques des services SIC, SOC et RAG.

AVANTAGES LIÉS AU POSTE :
*Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
*Prime de fin d’année.
*Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
*Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
*Chèques vacances sous conditions.
*Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.